Blog

04/02/2021

Thuiswerken, wat betekent dat financieel voor de medewerker?

Financiële consequenties van het thuiswerken

Met de komst van het thuiswerken zijn er natuurlijk ook vragen opgekomen wat dat financieel voor de medewerker betekent. Voorheen was de werknemer vooral in het pand van de werkgever en gebruikte daar de computer, printer, energie, water, koffie, thee, wc-papier, et cetera. Met het thuiswerken bespaart de werkgever kosten maar de werknemer heeft er kosten bij gekregen. Daar staat weer tegenover dat de reiskostenvergoeding wellicht doorbetaald werd terwijl er niet of nauwelijks nog gereisd werd. Deze constructie is naast dat het niet met de werkelijkheid overeenkomt, ook niet eerlijk. Kortom, er is alle reden om de financiële consequenties van het thuiswerken goed af te spreken. De rol van de OR is beperkt maar niet onbelangrijk.

De Werkkostenregeling

De werkgever zal de werknemer die thuis werkt tegemoet willen komen in de kosten. Maar de mogelijkheden daarvoor zijn wel beperkt. De fiscus kijkt namelijk mee. De oplossing is het gebruik van de werkkostenregeling.

De werkkostenregeling houdt in dat niet alle vergoedingen, verstrekkingen en voorzieningen voor werknemers belast worden. De WKR heeft als doel om het de werkgever mogelijk te maken om tegen een onbelast tarief, vergoedingen te verstrekken aan de werknemer waar de werknemer zowel zakelijk als privé profijt van kan hebben.

Gerichte vrijstellingen

De werkkostenregeling kent een onderdeel gerichte vrijstellingen. Dit onderdeel zorgt ervoor dat de werkgever vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen kan geven die niet onder de loonbelasting vallen. Dus over die verstrekkingen wordt geen loonbelasting betaald. Denk hierbij aan de reiskostenvergoeding van 0,19 euro per kilometer. Die kan onbelast verstrekt worden. Maar betaalt de werkgever 0,29 cent per kilometer dan geldt de extra 10 cent als belastbaar loon.

Het onderdeel gerichte vrijstellingen kan goed gebruikt worden als het gaat om de computer, de mobiele telefoon, de printer, de camera en de microfoon en alle apparatuur die de werknemer nodig heeft om vanuit huis te kunnen werken. Als de werkgever kan aantonen dat de werknemer die voorzieningen nodig heeft voor het goed functioneren van het bedrijf dan mogen deze zaken verstrekt worden en vallen ze onder de gerichte vrijstellingen. Ook het internetabonnement, het abonnement voor de mobiele telefoon kunnen onbelast verstrekt worden onder de noemer gerichte vrijstelling.

Wel of geen nihilwaardering

Anders wordt het met de koffie, de thee, gas, water, licht en het wc-papier. Als de werknemer in het pand van de werkgever is dan vallen dergelijke voorzieningen onder de nihilwaardering. Dit betekent dat de werknemer de koffie, thee en het wc papier mag gebruiken zonder dat het als belastbaar loon wordt gezien. Thuis ligt dat anders. Voor de fiscus is een thuiswerkplek pas een formele werkplek als het aan de volgende drie kenmerken voldoet:

  1. de ruimte is zelfstandig en heeft een eigen ingang en een eigen sanitair
  2. er is een reële zakelijke huurovereenkomst
  3. de werknemer werkt in die ruimte

Als aan die drie kenmerken is voldaan mag de werkgever koffie, thee, gas, water, licht onbelast vergoeden. Deze situatie komt voor bij werknemers die voor lange tijd of zelfs permanent thuiswerken zoals (belasting)adviseurs en accountants. Maar dit geldt vrijwel niet voor werknemers die vanwege corona plotsklaps thuis zijn gaan werken. Zij werken vooral in het eigen huis dat geen aparte ingang, geen apart sanitair en geen aparte huurovereenkomst heeft.  Kortom, de onkostenvergoeding voor bovengenoemde zaken valt niet onder de nihilwaardering als de werknemer in zijn eigen huis aan het werk is.

De vrije ruimte

Als de werkgever de werknemer een thuiswerkvergoeding wil geven is deze aangewezen op de vrije ruimte in de Werkkostenregeling. Om de werkgever meer mogelijkheden te bieden is de vrije ruimte van de WKR in 2020 en 2021 tijdelijk verhoogd naar 3% van de loonsom tot 400.000 euro. Voor de loonsom boven de 400.000 euro geldt een percentage van 1,18%. Dus de werkgever kan een thuiswerkvergoeding verstrekken als er nog ruimte is in de vrije ruimte. Er wordt dan geen loonbelasting betaald over die verstrekkingen. Als er nog ruimte is dan kan de werkgever bijvoorbeeld 2 euro per dag verstrekken ter vergoeding van gas, water, licht en de versnaperingen, zonder dat over dat bedrag nog eens loonbelasting betaald hoeft te worden.

Onbelaste reiskostenvergoeding

In mei 2020 maakte de overheid bekend dat werkgevers in 2020 in het kader van de coronacrisis de vaste reiskostenvergoedingen onbelast mochten blijven betalen, ondanks dat de werknemer veel minder was gaan reizen voor zijn werk. Ook als de werknemer vanwege de coronacrisis dus thuiswerkte en daardoor geen of minder reiskosten maakte, mocht de werkgever de vaste reiskostenvergoeding onbelast blijven doorbetalen. Door de reiskosten door te betalen ontving de werknemer als het ware een verkapte thuiswerkvergoeding. Maar omdat werknemers natuurlijk allemaal een andere afstand afleggen is dit een oneerlijke vergoeding. Inmiddels is bekend dat deze regeling niet wordt verlengd en per 1 april 2021 zal vervallen. Er mogen alleen reiskosten vergoed worden die daadwerkelijk gemaakt worden. Dat zal voorlopig een ander reispatroon zijn dan voor de coronacrisis. Dat vraagt dus maatwerk van werkgever en werknemer. Vanuit de werkgeversvereniging wordt aangedrongen op om per bedrijf een waar-je-werkt-budget in te voeren dat ook fiscaal ondersteund wordt met een gerichte vrijstelling.  Zo’n budget moet beter aansluiten op het veranderde werkritme van de werknemer.

Wat kan de OR?

De werkkostenregeling valt niet onder het instemmingsrecht van de OR. Maar de OR kan wel aandringen op het tijdig aanpassen van de werkkostenregeling naar een meer passend model voor het veranderde werkpatroon van de werknemers. In elk geval zal de OR geïnformeerd willen worden over hoe de reiskosten en de thuiswerkkosten vergoed worden. Ook zal de OR willen weten hoe één en ander gecommuniceerd wordt met de medewerkers.

Daarnaast is het goed om te weten dat de thuiswerkvergoeding een onderwerp is dat in de cao onderhandelingen wordt meegenomen. In bijvoorbeeld de cao Waterschappen zijn al een Thuiswerkbudget en Thuiswerkvergoeding opgenomen.

Deel dit artikel op social media

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *