Terug naar kantoor: wat moet er geregeld worden?

Afspraken voor hybride werken

Thuiswerken is niet meer weg te denken sinds de coronacrisis. Veel werkgevers en werknemers zijn overtuigd geraakt van de meerwaarde van op kantoor zijn als het moet, en thuiswerken als het kan. Nu de pandemie in ernst lijkt af te nemen kunnen we weer terug naar kantoor. Voor de combinatie van thuiswerken en op kantoor werken is een nieuwe term bedacht: hybride werken. Om dit hybride werken goed te implementeren zal men gezamenlijk aan de slag moeten. In de afgelopen anderhalf jaar is veel ervaring opgedaan. We beginnen niet op nul. Maar om de opgedane kennis en ervaring ook volop te benutten is het goed om afspraken te maken. De OR speelt hierin een belangrijke rol; de medezeggenschap heeft vaak instemmingsrecht, soms adviesrecht en vrijwel altijd overlegrecht.

Wat regelen?

De organisatie doet er verstandig aan de volgende zaken te regelen:

Thuiswerkregeling of Waar-je-werkt regeling  

Hybride werken vraagt om goede afspraken. Om misverstanden te voorkomen, kun je die vastleggen in een Thuiswerkregeling of een Waar-je-werkt-regeling.  Een Waar-je-werkt-regeling gaat verder dan een Thuiswerkregeling. Een Waar-je werkt-regeling gaat er vanuit dat je naast dat je op kantoor werkt, ook thuis werkt maar misschien ook nog op een werkverzamelplek of in een conferentieoord. Dit hangt samen met het feit dat de wet het begrip thuiswerken niet kent. Wel wordt de term plaatsonafhankelijk werken gebruikt. Een term die al impliceert dat het werk op meerdere plekken kan worden verricht. Zo’n regeling zal de vorm hebben van een arbeidsovereenkomst, maar kan ook de vorm hebben van een overeenkomst van opdracht of aanneming van werk.

Overzicht wie er thuis mag werken

Om te weten wie voor zo’n Waar-je-werkt-regeling in aanmerking komen is het nodig dat de organisatie in kaart te brengt welke werkzaamheden plaatsonafhankelijk kunnen worden uitgevoerd.

Sommige werkzaamheden hangen zo direct samen met de locatie dat het onmogelijk is om dat werk ergens anders te doen. Als je spullen moet uitreiken aan collega’s, klanten of burgers dan kun je dat niet thuis doen. Maar klanten te woord staan kan natuurlijk wel, mits de communicatieapparatuur van goede kwaliteit is.

Bereikbaarheid

Als mensen thuis werken dan is er meer vrijheid om het werk zo in te richten dat het past bij de thuissituatie. Zo kan het lastig zijn om te werken als de kinderen thuis zijn. Het werk kan dan ingehaald worden in de avond. Maar is dat ook handig als er overdag juist een beroep gedaan moet worden op die werknemer? Het is noodzakelijk om afspraken te maken over vaste tijdstippen waarop mensen bereikbaar moeten zijn. Afspraken over bereikbaarheid voor overleg met collega’s, of voor burgers of relaties die contact willen kunnen opnemen. Dit vraagt vanzelfsprekend meer afstemming omdat mensen elkaar niet spontaan treffen op de werkvloer.

Middelen om hybride te werken

De werkgever is verplicht om de werknemer in staat te stellen zijn of haar werk te kunnen doen en de middelen daarvoor beschikbaar te stellen, ook als het werk thuis of elders verricht wordt. Dus moet de werknemer kunnen beschikken over zaken als telefoon, laptop, camera en microfoon voor (online) overleg, als hij dat nodig heeft.

Thuiswerken vergt ook een ergonomisch en arbotechnisch goed ingerichte werkplek. De zorgplicht van de werkgever, zoals die staat omschreven in de Arbeidsomstandighedenwet, geldt ook voor de thuiswerker. Dat betekent dat de werkgever, ook wanneer mensen thuiswerken, moet zorgen voor een veilige en gezonde werkplek. Werkgever en werknemer hebben hierbij een gedeelde verantwoordelijkheid. Werknemers moeten gevaren voor hun veiligheid of gezondheid direct aan hun werkgever meedelen, dus ook als er thuis niet veilig en gezond gewerkt kan worden. Werkgever en werknemer kunnen dan samen overleggen om tot beter omstandigheden te komen. Dat kan leiden tot de aanschaf van materialen en spullen die de werkplek ergonomisch verantwoord maken.

Overigens geldt deze verantwoordelijkheid van de werkgever niet als de werknemer in een café of het OV gaat werken. 

Maatregelen voor cyberveiligheid

Thuiswerken draagt een extra risico in zich voor de informatieveiligheid van de organisatie. Werknemers werken thuis vaak op een minimaal beveiligd netwerk dat waarschijnlijk ook door meerdere huisgenoten gebruikt wordt. Dat brengt allemaal risico’s met zich mee voor de cyberveiligheid. Het ministerie van Economische Zaken waarschuwt dat  thuiswerken een zwakke plek is voor de beveiliging van bedrijven. Dit staat natuurlijk in schril contrast met de maatregelen die organisaties nemen om de online veiligheid op orde te hebben.

Het is daarom belangrijk om afspraken te maken over cyberveiligheid en deze afspraken duidelijk te communiceren. Extra instructies om de thuisfaciliteiten af te schermen zullen geen overbodige luxe zijn.

Toezicht op de werknemer

Als de werknemer op kantoor is, kan men in grote lijnen zien waar aan gewerkt wordt. Bij thuiswerken is dat anders. De werknemer is letterlijk uit beeld. Dat kan onzekerheid bij de werkgever opleveren of de werknemer wel aan de slag is. Uit onderzoek blijkt dat werknemers eerder harder en meer werken als ze thuis zijn dan dat ze minder doen. Als de werkgever toch twijfels heeft en de werknemers wil controleren, dan kan dit het beste aan de hand van te behalen resultaten. Medewerkers controleren met zogenaamde ‘’gluursoftware’’ is niet toegestaan. Het is verboden om apps te installeren om zo mee te kunnen kijken in de werkkamer van de thuiswerker. De kaders hiervoor worden gesteld door de AVG, de Algemene Verordening Gegevensbescherming. De Autoriteit Persoonsgegevens handhaaft deze verordening en stelt hoge eisen aan mogelijke controle van werknemers.

Thuiswerkvergoeding

Als de werknemer op kantoor werkt maakt hij geen kosten voor stroom, verwarming, koffie en thee. Maar thuis komen deze posten wel voor rekening van de werknemer. Thuiswerken kost een werknemer dus extra geld. Het is dan ook redelijk om de werknemer die thuis werkt een thuiswerkvergoeding te geven. Dat kan door gebruik te maken van de vrije ruimte van de Werkkostenregeling. Dit jaar mag de werkgever 3 procent van de van de totale fiscale loonsom (tot 400.000 euro) gebruiken voor onbelaste vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen. Komt de fiscale loonsom boven die vier ton uit, dan is de vrije ruimte voor het meerdere 1,18 procent. Als de werkgever vergoedingen  in de vrije ruimte wil onderbrengen, moet hij ze als eindheffingsloon aanwijzen. De werkgever betaalt er dan geen loonbelasting over.

Een thuiswerkvergoeding kan dus alleen onbelast verstrekt worden als er nog vrije ruimte over is in de Werkkostenregeling. Gaat het daar over heen dan moet de werkgever 80 procent belasting betalen over het extra dat de werkgever aan de werknemer verstrekt mits er geen gerichte vrijstelling of nihilwaardering geldt.

De rol van de medezeggenschap

Thuiswerkbeleid of plaatsonafhankelijk  werk beleid is een belangrijk onderwerp voor de ondernemingsraad. Een thuiswerkregeling kan om zeker drie redenen onder het instemmingsrecht vallen:

1. Vanwege de afspraken op gebied van arbeidstijden en rusttijden
2. Als het zaken regelt die raken aan de arbeidsomstandigheden
3. Als er afspraken in staan over toezicht en controle op werknemers

Men dient wel rekening te houden met de cao. In sommige cao’s is een thuiswerkregeling opgenomen. Die regeling gaat dan voor.

Tot slot

Veel gebouwen zijn grotendeels gesloten geweest in de afgelopen anderhalf jaar. Nu de mogelijkheid weer ontstaat om op kantoor te werken zal er een traject uitgezet moeten worden naar ‘terug naar kantoor’. Terug naar kantoor betekent echter niet terug naar hoe het was voor de pandemie. Er zal een hybride werkstijl ontstaan die in het begin onwennig zal aanvoelen. Bovenstaande afspraken zullen helpen bij een goede implementatie van het hybride werken. Het zal neerkomen op ervaring: al doende leert men wat het beste werkt. Bestuurder, ondernemingsraad en alle betrokkenen zullen met elkaar de juiste vorm moeten ontdekken.

Wilt u als ondernemingsraad ondersteuning bij uw rol in dit traject, neem dan contact op via het contactformulier of stuur een email naar info@agnesnibbeling.nl of bel of app: 06-516 32 773.