Vier tips voor rust in de overlegvergadering
Het overleg met de bestuurder
In het overleg met de bestuurder is het handig als de ondernemingsraad stevig in zijn schoenen staat. Het is het moment waarop de OR aan de bestuurder kan vertellen wat hij vindt van het beleid in de organisatie. Vaak zal de OR het eens zijn met de bestuurder. Maar soms is het nodig om ook een kritische noot te kraken. Dan moeten de OR-leden tegen de bestuurder zeggen dat ze iets niet goed vinden. Dat is lastig maar het is noodzakelijk dat de OR toch zijn punt kan maken. Naast goede gesprekvaardigheden heeft de OR op zo’n moment een stevige houding nodig. In dit artikel krijgt u handvatten hoe u stevig in uw schoenen kunt blijven staan, ook al wordt het even spannend in de overlegvergadering. Voor het gemak noem ik de bestuurder in dit artikel een hij, maar natuurlijk is de bestuurder ook vaak een zij.
Verschil in belangen
De eerste tip is: bedenk dat de bestuurder, net als de OR, een doel wil bereiken. De bestuurder is eindverantwoordelijk voor de organisatie en zal bij alle beslissingen die hij neemt, zich afvragen of dit bijdraagt aan het goed functioneren van de organisatie. De bestuurder moet namelijk verantwoordelijkheid afdragen aan de Raad van Toezicht of aan de Raad van Commissarissen. Als de bestuurder de organisatie niet goed leidt, kan dat consequenties hebben voor zijn functie. Dus als je met de bestuurder in discussie bent en hij wil niet wat de OR wil, bedenk dan dat hij voor een deel dezelfde belangen heeft als de OR maar voor een deel ook andere belangen. De OR zal vaak meer nadruk leggen op het personeelsbelang terwijl de bestuurder sterker het organisatiebelang voorop zal stellen. Vooral het financiële belang weegt daarin meestal zwaar. Het zijn maar subtiele verschillen maar in de discussie zal het merkbaar zijn.
Zakelijk gesprek
Vanuit dat verschil in startpunt verloopt het gesprek. Dus alles wat de bestuurder zegt zal zijn eindbelang dienen. Vat daarom niets persoonlijk op. Dit is de tweede tip. Ook al heb je het gevoel dat de bestuurder een lastige gesprekspartner is, bedenk altijd dat de bestuurder op dat moment in functie is. Jij bent als OR-lid ook in functie. Het is fijn als je elkaar graag mag en waardeert. Maar het gesprek in de overlegvergadering gaat niet over aardig gevonden worden. Het gesprek gaat over zakelijke beslissingen en daarover kan je het eens of oneens zijn.
Hard op de inhoud, zacht voor de relatie
Het is wel verstandig om ondanks het feit dat je het oneens bent, vriendelijk tegen elkaar te blijven. “Je vangt vliegen met stroop, niet met azijn” is een oud gezegde. Fisher en Ury, twee Amerikaanse psychologen formuleren het als volgt: wees hard op de inhoud en zacht voor de relatie. Bedenk dat je na dit overleg de volgende keer wéér met elkaar in overleg moet. Dus houd de relatie goed. Dat is tip drie.
Allemaal mensen
Ondanks deze waarschuwingen vooraf, kan het toch misgaan. Het gesprek kan scherp worden in woorden maar soms voel je ook in de onderstroom dat er ergernis ontstaat bij de bestuurder. Dat is vervelend maar niets menselijks is ons vreemd en bestuurders zijn ook maar gewoon mensen.
Niet verantwoordelijk voor andermans irritatie
Op zo’n moment is het verstandig om het volgende te bedenken: als de bestuurder geïrriteerd raakt dan zegt dat iets over hem, tip vier. Het gebeurt bij hem dus het is van hem. Je kunt voorkomen dat jij erdoor van slag raakt door (terecht!) te bedenken dat wat bij hem gebeurt, niet van jou is. Dat klinkt makkelijk maar door een eenvoudige oefening kun je de spanning bij jezelf weghouden: Als de bestuurder geïrriteerd raakt of ogenschijnlijk boos op jou wordt, doe in gedachten een stap achteruit en neem het waar. Kijk naar de irritatie van de bestuurder en benoem in jezelf wat je ziet: ‘’Hé, de bestuurder is geïrriteerd.’’ Daarmee wordt het een feit of een situatie waar je mee geconfronteerd wordt maar die niet van jou is. Het is niet jouw irritatie, niet jouw boosheid, hij is van de ander. Jij hebt de irritatie ook niet veroorzaakt, dat doet de ander zelf. De bestuurder hoeft niet geïrriteerd te raken, dat doet hij zelf.
Omgaan met de situatie
Als je zo naar menselijk gedrag kunt kijken, krijg je veel meer ontspanning. Je voelt je minder verantwoordelijk voor de reacties van andere mensen. Je ziet de reacties van andere mensen als omstandigheden waarmee je geconfronteerd wordt. En jij maakt zelf keuzes hoe je met die omstandigheden omgaat. De omstandigheden bepalen niet jou; jij bepaalt hoe je met de omstandigheden omgaat.
Oefenen
Als je dit voor het eerst wilt oefenen in de overlegvergadering is dat vrij moeilijk. Deze manier van denken kun je wel eenvoudig trainen in alledaagse situaties. Je kunt in gezelschap van anderen even in gedachten een stapje achteruit doen en waarnemen hoe de ander reageert. Misschien is de ander heel vrolijk, heel verdrietig of heel boos. Het kan je snel raken waardoor je meegaat in de stemming van de ander. Soms is dat goed. Maar soms ook niet. Dan is het belangrijk om een goed onderscheid te maken: dit is van jou en het is niet van mij. Door je zo los te maken van de stemming van de ander word je vrijer en autonomer.
Training
Bovenstaande kan ook goed getraind worden in de OR-training. Daarin zullen we verschillende situaties uitzoeken om te kijken hoe de spanning ontstond en wat je daar aan kunt doen.