Ondernemingsraden krijgen met enige regelmaat adviesaanvragen. Bij de begeleiding valt me op dat het voor een ondernemingsraad zoeken is om tot een goed gefundeerd advies te komen. Daarom bied ik dit handvat aan waarmee de ondernemingsraad in staat is stapsgewijs tot een goed onderbouwd advies te komen.
BOB als onderlegger
Adviseren door de ondernemingsraad gebeurt altijd aan de hand van een adviesaanvraag. Dat is een op schrift gesteld voornemen van de bestuurder om een wijziging in de organisatie of een wijziging in zijn beleid door te voeren. Voor het beoordelen van de adviesaanvraag leent het BOB model zich uitstekend. Het BOB model is een model dat het mogelijk maakt om een voorstel in 3 fases te bespreken, te beoordelen en er een besluit over te nemen. De letters BOB staan respectievelijk voor:
Beeldvorming,
Oordeelsvorming en
Besluitvorming.
Beeldvorming
Het eerste wat een ondernemingsraad doet als hij een adviesaanvraag krijgt is het voorstel bekijken en zich er een beeld van vormen. Wat wordt er van de ondernemingsraad gevraagd? Over welk voorgenomen besluit vraagt de bestuurder de ondernemingsraad om advies? Valt het voornemen überhaupt onder het adviesrecht of is het misschien een onderwerp dat bij het instemmingsrecht hoort? Om daar een beeld van te krijgen toetst de ondernemingsraad de inhoud van het stuk aan artikel 25.1 van de Wet op de Ondernemingsraden. Vervolgens kijkt de OR of het voorstel volledig is. Een volledige adviesaanvraag kan antwoord gegeven op vier vragen:
- Wat is het voorgenomen besluit?
- Waarom wordt het besluit genomen?
- Wat zijn de gevolgen van het besluit?
- Hoe worden de gevolgen ondervangen?
Deze vragen zijn niet willekeurig, ze zijn gebaseerd op de vormeisen zoals deze staan geformuleerd in artikel 25.3 van de Wet op de Ondernemingsraden.
Als de adviesaanvraag voldoende informatie bevat om deze vier vragen te beantwoorden, is er al een flinke stap gezet in de fase van de Beeldvorming. Vindt de ondernemingsraad dat er nog informatie ontbreekt dan is het verstandig om aanvullende informatie te vragen aan de bestuurder. Net zo lang tot het plaatje volledig is.
Een tweede punt waar de adviesaanvraag op gecheckt moet worden is de tijdigheid. Hiermee wordt bedoeld dat de adviesaanvraag betrekking moet hebben op een voorgenomen besluit. Een voorgenomen besluit wil zeggen een besluit wat nog niet ten uitvoer is gebracht. Er mogen met betrekking tot dit besluit nog geen onomkeerbare beslissingen zijn genomen. Als ook dit is vastgesteld kan de ondernemingsraad zich gaan richten op de inhoud. Wat is precies het voorgenomen besluit? Begrijpen we wat er staat en hebben we allemaal hetzelfde beeld? Daarna dringt de vraag zich op, wat vindt de OR van het voorgenomen besluit? Met deze vraag komt de OR in fase 2: de Oordeelsvorming.
Oordeelsvorming
De bestuurder legt de OR een adviesaanvraag voor om te horen wat de OR van het voorgenomen besluit vindt. Dat lijkt een makkelijke vraag maar goed beargumenteren wat men van een voorgenomen besluit vindt is lastig. Waarom ben je voor of tegen? Om daar een beeld van te krijgen is het verstandig om toetsingscriteria te formuleren. Toetsingscriteria zijn beoordelingspunten waaraan je voorstel toetst. Eenvoudig geformuleerd: als het voorstel aan deze punten voldoet, dan zeg je ‘ja’ tegen het voorstel.
In de praktijk roept de term toetsingscriteria onzekerheid op. Het lijkt ingewikkeld om toetsingscriteria te formuleren. Onder goede begeleiding valt het echter wel mee. Het formuleren van toetsingscriteria is feitelijk doen wat hierboven staat: je afvragen waar het voorstel aan moet voldoen, wil jij er ja tegen zeggen. Overigens blijkt dat ondernemingsraden met een duidelijke eigen visie makkelijker tot overeenstemming komen over de in te zetten toetsingscriteria dan ondernemingsraden die weinig tijd hebben ingeruimd voor het formuleren van een eigen visie.
Het aantal toetsingscriteria kan variëren van drie tot wel twintig criteria. Of het er drie zijn of twintig, elk criterium dient goed geformuleerd en besproken te worden. Het moet een herkenbaar en toepasselijk criterium zijn. De OR moet het een zinvol criterium vinden om de adviesaanvraag op te toetsen.
Besluitvorming
Als de toetsingscriteria zijn geformuleerd kan men overgaan tot de toetsing zelf. Het beleidsvoornemen van de bestuurder wordt naast de toetsingscriteria gelegd en de OR kijkt of het voornemen aan de eisen voldoet. De praktijk wijst uit dan vrijwel nooit aan alle criteria wordt voldaan. De afweging die dan moet worden gemaakt is, voldoet het voorstel in voldoende mate aan de criteria of niet? Je kunt ook de vraag stellen, voldoet het voorstel aan de belangrijkste criteria, of niet? In geval het voorstel in voldoende mate of aan de belangrijkste criteria voldoet, kan de ondernemingsraad de bestuurder adviseren het voorgenomen besluit uit te voeren.
Als het voorgenomen besluit nog niet voldoet aan de criteria kan de ondernemingsraad de bestuurder laten weten wat er nog moet veranderen voordat de OR ja zegt tegen het voorstel.
Ja mits… of nee, tenzij… of geen van beide.
Het besluit dat de ondernemingsraad neemt hoeft niet enkel ja of nee te zijn. Juist omdat er getoetst is op vooraf gestelde criteria kan de ondernemingsraad inhoudelijk beargumenteren waarom er een ja of een nee is gegeven. Hiermee geeft de ondernemingsraad de bestuurder extra informatie die kan leiden tot een uiteindelijk beter besluit. De ervaring is wel dat als er “Ja, mits…” geformuleerd wordt de bestuurder niet gebonden is aan de voorwaarden die bij het “mits…” genoemd zijn. “Nee, tenzij… is sterker. Maar bij een negatief advies komt de relatie onder druk te staan. Beter is om zo lang mogelijk met de bestuurder te onderhandelen over de inhoud van de adviesaanvraag tot de ondernemingsraad er positief op kan reageren.
Het advies
De Wet op de Ondernemingsraden geeft de mogelijkheid om mondeling te adviseren in de overlegvergadering. In de praktijk komt dit alleen voor bij adviesaanvragen die door de ondernemingsraad als van niet al te grote betekenis worden gezien. In de regel wordt een advies schriftelijk gegeven. Echter, zo’n adviesbrief is niet eenvoudig. Daarom is het verstandig om gebruik te maken van de volgende aanwijzingen:
- Geef aan op welke adviesaanvraag dit advies een antwoord is.
- Geef aan welke aanvullende informatie later is toegevoegd.
- Geef aan welke toetsingscriteria de OR heeft gehanteerd.
- Benoem wat de beoordeling aan de hand van de criteria heeft opgeleverd
- Geef dan het advies. Doe dit in de vorm van “wij adviseren u het voorgenomen besluit wel/niet uit te voeren.
- Vraag om het besluit van de bestuurder naar aanleiding van het advies.
- Sluit af met de veronderstelling dat je met dit advies bijdraagt aan het goed functioneren van de organisatie.
Tot slot
Goed adviseren is een hele klus. Ook het op papier zetten van het uiteindelijke advies kost menigeen hoofdbrekens. Mocht het de OR boven het hoofd groeien dan is externe hulp inroepen verstandig.
©Agnes Nibbeling
trainer/adviseur Medezeggenschap