Blog

07/12/2020

Informatie ophalen bij de achterban

Een dialoog op de werkvloer

Inleiding

Contact met de achterban is voor vrijwel elke ondernemingsraad een uitdaging. De achterban is niet altijd geïnteresseerd in wat de OR doet terwijl de OR wel de vertegenwoordiger is van de achterban. Anderzijds weet de OR niet altijd wat er op plekken speelt waar de leden zelf niet werkzaam zijn. Hoe overbrug je die kloof? Welke middelen zet je in om de achterban te betrekken bij het OR werk? Welke rol kan de dialoog hierin spelen?

Doel helder

Het belangrijkste bij communicatie met de achterban is dat je eerst je doel vaststelt. Wat wil je bereiken als OR? Wil je de achterban vertellen wat je aan het doen bent? Welke onderwerpen er met de bestuurder besproken worden en welke besluiten je hebt genomen? Dan ben je bezig met informatie overdragen aan de achterban.

Of wil je als OR weten wat er speelt? Heb je het idee dat er ergens een knelpunt is waar je als OR meer informatie over wilt hebben? Of wil je van de achterban input om een goed besluit te nemen? Dat noemen we raadplegen.

Informeren

Als je wilt informeren, dus informatie overdragen, dan is dat éénrichtingsverkeer. Dat hoeft helemaal niet fout te zijn. Sterker nog, de Wet op de Ondernemingsraden schrijft het zelfs voor: als OR moet je regelmatig laten weten wat je aan het doen bent, welke onderwerpen je bespreekt met de bestuurder en welke besluiten je hebt genomen. Daarvoor kun je email versturen, berichten op het intranet zetten, de social media gebruiken of misschien wat ouderwets, een flyer op het prikbord prikken.

Raadplegen

Maar als het gaat om raadplegen dan wordt het wat complexer. Als je wilt weten wat de achterban ergens van vindt of waar de achterban mee zit, dan wordt het tweerichtingsverkeer. Je stuurt een vraag uit en je hoopt daar antwoord op te krijgen. Het voor de hand liggende middel is de enquête. Die kun je via de email versturen of je kunt er een app voor gebruiken. Enquêtes kunnen goede informatie opleveren maar ze zijn niet zo makkelijk te verwerken. Je krijgt meerdere reacties terug en die moet je op een goede manier gaan omrekenen naar representatieve uitspraken. Het is kost tijd en energie maar het kan zeer zinvolle informatie opleveren. Het is echter wel zaak om bij gebruik van enquête-apps goed te kijken hoe de veiligheid en de privacy geregeld zijn.

Een alternatief voor raadplegen is gesprekken voeren op de werkplek. Je kunt hiervoor de methodiek van de dialoog gebruiken.

Werkwijze van een dialoog

Een dialoog werkt als volgt: Je neemt een thema dat belangrijk is voor die afdeling. Bijvoorbeeld werkdruk of veiligheid. Vervolgens maak je groepjes van hooguit 6 deelnemers en ga je in gesprek over dit thema. Dat gesprek kent een duidelijke structuur. Na een korte introductie op het thema vertelt elke deelnemer haar of zijn voorbeeld waarin het thema speelt. Dus als het thema werkdruk is, krijgt iedere deelnemer de gelegenheid om een eigen voorbeeld te beschrijven waarin werkdruk aan de orde is. De andere deelnemers zijn niet passief op zo’n moment. Integendeel, de andere deelnemers hebben de opdracht om door middel van vragen stellen het voorbeeld verder uit te diepen. Door vragen te stellen komt degene die aan het woord is steeds meer tot de kern wat werkdruk voor hem of haar betekent. Iedere deelnemer in de groep vertelt zijn of haar verhaal. Zo krijgt de OR inzicht in wat er speelt.

Positieve psychologie basis van de dialoog

Deze manier van dialoog voeren is gebaseerd op de positieve psychologie. Het heet ook wel de  waarderende dialoog (appreciative inquiry). De waarderende dialoog is een ‘ronde tafelgesprek’ waarin onderzocht wordt wat er speelt. Om tot oplossingen van een probleem te komen gebruikt men de ervaringskennis van iedereen die aan de dialoog meedoet. Binnen deze aanpak is er ruimte voor verschillen tussen mensen en wordt met elkaar gesproken op basis van gelijkwaardigheid. Iedere inbreng is van waarde en wordt ook als zodanig gehoord. De grondslag van deze aanpak is dat de relevante kennis al aanwezig is. We hoeven niets toe te voegen: het is een kwestie van de juiste informatie naar boven halen.

Grondig

Dit is een grondige manier van informatie ophalen. Vanzelfsprekend doet de OR dit niet wekelijks. Het is een methodiek die gereserveerd zal worden voor enkele grote thema’s. Wat ook kan is dat het gebruikt wordt om één of twee keer per jaar te peilen hoe het gaat binnen een bepaald onderdeel. Het is dan verstandig om langere tijd met dezelfde medewerkers de dialoog te voeren om niet elke keer de aanpak uit te hoeven leggen. Een dialoog is bewerkelijk maar het levert de OR veel informatie op en het zorgt ervoor dat de OR zichtbaar is in de organisatie.

Ook online

In deze tijd van corona kunnen we niet zomaar bij elkaar aan tafel gaan zitten voor een goed gesprek. Maar inmiddels is duidelijk dat online veel mogelijk is. Zeker een dialoog kan uitstekend via Zoom of Teams of welke applicatie het bedrijf ook gebruikt, worden gevoerd. Het is wel verstandig om voordat het middel wordt ingezet, eerst zelf eens te ervaren hoe een dialoog verloopt. Dit kan uitstekend geoefend worden in een training.

Wilt u meer weten over dialogen, neem dan contact op.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *