Het woord voeren in de OV
De overlegvergadering is voor ondernemingsraden een spannend moment. Er moet met de bestuurder overlegd worden over precaire zaken en dat vraagt een goede inbreng vanuit de OR. Vaak is de voorzitter degene die het woord voert. Maar het is effectiever als meer leden van de OR aan de discussie deelnemen. In de praktijk blijkt dat nogal wat OR-leden het moeilijk vinden om het woord te voeren in de overlegvergadering. Ze vinden het spannend, zijn bang fouten te maken en negatieve reacties te krijgen van de bestuurder. Begrijpelijk, en tegelijkertijd jammer. Want als je eenmaal over de drempel heen bent, dan blijkt dat meediscussiëren veel voldoening oplevert. In dit artikel krijg je handvatten om stapsgewijs uit te groeien naar een zelfverzekerde woordvoerder van de OR.
Gedragsverandering
Als je de stap wilt maken om van ‘zwijger’ uit te groeien naar ‘spreker’ in de overlegvergadering dan vraagt dat een gedragsverandering. Een gedragsverandering vereist inspanning maar er zijn gelukkig hele nuttige aanwijzingen om zover te komen. Ben Tiggelaar heeft in zijn boek Dromen, Durven, Doen inzichtelijk gemaakt hoe je tot zo’n gedragsverandering komt.
De basis van een gedragsverandering is dat je accepteert dat alleen jij die verandering kunt bewerkstellingen. Dus als je nu nog niet het woord durft te nemen zeg dan niet, ‘’het is de schuld van de bestuurder dat ik niks durf te zeggen’’. Ga er vanuit dat je geen invloed hebt op het gedrag van de bestuurder maar wel op je eigen gedrag. Dus richt je op jezelf en onderzoek wat jij nodig hebt om wel het woord te nemen.
Het tweede dat je zal moeten accepteren is dat nieuw gedrag in het begin ongemak veroorzaakt. Pas daarna komt het positieve gevoel. Realiseer je dat het in het begin allemaal nog onzeker en fragiel zal voelen. Pas na verloop van tijd ontstaat de ervaring die ervoor zorgt dat je op je gemak voelt.
4 Fases in het leerproces
Je zult 4 fases doormaken in het leerproces.
Eerst ben je onbewust onbekwaam. Je weet niet dat je het nog niet kunt maar je bent er ook niet mee bezig. Pas als de wens ontstaat om te kunnen spreken, en het lukt nog niet, dan kom je in de fase van het bewust onbekwaam. Door oefening kom je in de derde fase: bewust bekwaam. Je kunt het woord voeren in de overlegvergadering maar je bent je er nog heel erg bewust van dat je het doet. De laatste fase is de fase waar je naar streeft: onbewust bekwaam. Je kunt makkelijk spreken en je bent je er niet eens meer van bewust. Het gaat vanzelf. Het goede nieuws is dat je dit leerproces al ontelbare malen hebt doorgemaakt in je leven. Bij alles wat je geleerd hebt, ben je door deze 4 fases heengegaan; bij het lezen, het schrijven, het fietsen, etcetera. Dus waarom zou het bij het spreken in de overlegvergadering niet lukken?
Zelf je eigen coach
Je zult bij deze gedragsverandering vooral je eigen coach zijn. En als coach dien je goed te onthouden: belonen versterkt gedrag, bestraffing zal je gedrag weer doen afnemen. Dus beloon jezelf telkens weer als je een goede stap zet in dit leerproces. Als je het woord genomen hebt in de overlegvergadering, complimenteer jezelf en beloon jezelf met iets extra’s. Als het een keer niet zo vlot is verlopen, zeg niet: ‘’ik leer het ook nooit, ik kan dit niet’’ of ‘’ik ben hier niet geschikt voor’’. Jezelf bestraffen is desastreus voor je leerproces. Mensen zijn extra gevoelig voor bestraffing: als je jezelf drie keer beloond hebt en vervolgens één keer bestraft, sta je weer op nul. Dan kun je weer opnieuw beginnen. Zorg er wel voor dat je je zelf beloont direct ná het gedrag. Daarmee conditioneer je jezelf dat je dit gedrag vaker moet herhalen.
Hoe doe je dit nou concreet?
Gebruik de metafoor van de trap. De trap bestaat uit een aantal treden die ervoor zorgen dat je op de volgende verdieping komt. Je moet tree voor tree omhoog lopen. In één keer op de volgende verdieping springen, dat gaat niet. Zo verloopt dit leerproces ook, stap voor stap. Zorg dat je vooruit gaat, maar maak de stappen niet te groot. Zeg niet, ‘’ik doe de volgende overlegvergadering het hele onderwerp Ziekteverzuim met alle RIE’s en Plannen van Aanpak van de hele organisatie inclusief de ziekteverzuimcijfers van het hele bedrijf: spreektijd een uur’’. Dat is een sprong naar de volgende verdieping, die slecht kan aflopen. Als het Ziekteverzuimbeleid op de agenda staat, geef dan bijvoorbeeld aan dat jij toelichting wilt geven op één aandachtspunt uit de RIE, van jouw afdeling. Het beste kies je dan voor een aandachtspunt waar jij veel vanaf weet. Daarmee is het afgebakend, en je bent deskundig.
Dus belangrijke voorwaarden voor succes zijn:
- houd het eenvoudig
- houd het einddoel voor ogen
- zet kleine stappen
Voorkom terugvallen
Het leerproces loopt niet in één rechte lijn omhoog. Na een voorspoedig begin komt er altijd een dip-moment. Wees hierop voorbereid en voorkom dat een tegenvaller jou helemaal stopt.
Er volgen nu een aantal tips die ervoor zorgen dat je de moeilijke momenten de baas bent:
- Maak geheugensteuntjes
- maak zichtbaar waar je naar streeft: schrijf het bijvoorbeeld op
- maak het aantrekkelijk: geef aan waarom je er zo blij mee bent
- neem anderen mee zodat ze voor steun kunnen zorgen: zeg tegen de andere OR-leden waar jij naartoe wilt groeien
- Beloon goed gedrag
- pareer frustraties met een beloning die 3 x zo groot is: dus als het een keer misgaat geef geen straf, geef jezelf een troost cadeau
- vier het doorzetten uitbundig: als je een mijlpaal hebt bereikt, beloon jezelf extra
- zet vrienden of collega’s in om iets te vieren
- Counteren: actief verweren tegen terugvalgedrag
- spreken: spreek jezelf aan: hier ben ik op voorbereid, nu moet ik goed reageren, ik wist dat dit zou komen, nu goed oppakken
- denken: haal een beeld in je hoofd waarvan je weet dat je daar nìet naar terug wilt
- bewegen: neem een sterke, actieve houding aan, een verdedigende houding tegen terugvallen
Tot slot
Als je tot nu toe gewend was om niet zoveel te zeggen in de overlegvergadering, dan is het woord nemen een grote verandering. Die verandering slaagt het beste als je deze zorgvuldig uitvoert. Dat doe je door jezelf te belonen, niet te grote stappen te maken en je te verweren tegen dip-momenten. Ook het betrekken van anderen bij dit veranderproces is cruciaal. In dit geval is dat extra mooi omdat de hele OR ervan meegeniet als jij ook één van de woordvoerders wordt in de overlegvergadering; een win-win situatie dus. Veel succes!
Leestip: Ben Tiggelaar: Dromen, durven, doen, Het managen van de lastigste persoon op aarde: jezelf, Uitgeverij Spectrum