Onuitwisbare indruk
Communicatie met de achterban is belangrijk maar niet eenvoudig. U kunt daarbij gebruik maken van allerhande nieuwe ontwikkelingen. Zo is er de afgelopen jaren veel kennis ontwikkeld over hoe ons brein werkt. Een aantal opvattingen over hoe wij leren en informatie onthouden wordt nu bevestigd door onderzoek naar onze hersenen. In communicatie met de achterban kunt u daar uw voordeel mee doen. Op basis van zes principes over hoe onze hersenen werken, is een vertaling te maken naar effectief communiceren met de achterban. Als u de theorie van het breingericht leren toepast op communiceren met de achterban, kunt u een onuitwisbare indruk maken.
Communiceren met de achterban
Als u communiceert met de achterban, is het verstandig om de volgende volgorde aan te houden:
- Bepaal eerst uw doel
- Stel vast wie uw doelgroep is
- Bepaal effectieve communicatiemiddelen
- Ontwikkel plannen en voer ze uit.
Dit artikel is gericht op de vraag welke communicatiemiddelen u kunt gebruiken voor de achterban.
De zes principes om mensen iets te laten onthouden zijn:
- Emotie
- Herhaling
- Creatie in plaats van consumptie
- Focus en context
- Gebruik van zintuigen
- Voortbouwen op het bestaande
1) Emotie
Emoties zijn zeer effectief bij leerprocessen. Als iemand een hele heftige gebeurtenis meemaakt, herinnert die persoon zich vaak ook waar hij of zij was en hoe de omgeving er uit zag. Emoties etsen herinneringen als het ware in het geheugen. Daarom is het verstandig om emoties aan te spreken bij het overdragen van nieuwe informatie. Daar zitten wel grenzen aan. Te heftige emoties leiden tot verdringing. Aan momenten van bedreiging of walging willen mensen niet graag herinnerd worden.
Dus spreek bij communicatie met de achterban een prettige emotie aan. Laat mensen iets leuks ervaren waarbij ze de onderliggende boodschap onthouden. De meest effectieve emotie bij leren is nieuwsgierigheid. Door een uitdaging gaat de medewerker nieuwsgierigheid voelen om iets uit te zoeken of iets te weten willen komen. Als hij die uitdaging voelt en er mee aan de slag wil gaan, is er sprake van een sterk leereffect.
Voorbeelden: Laat medewerkers een puzzel maken met woorden of voorbeelden van het OR-werk. Of ontwikkel een doolhof met onderweg valkuilen, strikvragen, onverwachte obstakels. Er moet iets van sensatie gevoeld worden om de herinneringen stevig te verankeren in het geheugen. Bedenk: humor werkt altijd.
2) Herhaling
Al vanaf de basisschool weten we dat herhalen een manier is om informatie in te slijpen in het geheugen. Ook vaardigheden leert u door herhalen, herhalen, herhalen. Denk maar aan de wekelijkse voetbal- of volleybaltraining. Telkens weer die ene handeling herhalen tot uw handen of voeten het bijna vanzelf doen.
Hetzelfde principe kunt u gebruiken in de communicatie met de achterban. Communiceer meerdere keren dezelfde boodschap maar telkens in een iets andere verpakking. Bijvoorbeeld als de verkiezingen er aan komen: eerst een poster, dan een e-mailbericht, dan een tweet, een stand in het restaurant, een optreden tijdens een personeelsbijeenkomst. Het is belangrijk om bij het communiceren van die ene boodschap een tijdslijn te ontwikkelen waarin u als OR vastlegt wanneer u communiceert. Op die manier wordt de achterban telkens weer op uw boodschap geattendeerd. U kunt bij aanstaande verkiezingen telkens in een andere verpakking vertellen: de OR verkiezingen komen er aan! Ga stemmen of stel je zelf kandidaat.
3) Creatie in plaats van consumptie
Mensen onthouden nieuwe informatie sneller als ze er zelf actief iets mee moeten doen; een creatie maken. Alleen maar luisteren en lezen zonder er actief mee aan de slag te gaan verveelt snel en heeft weinig effect. Het zelf creëren van een resultaat vormt een vast patroon in het geheugen. Uit onderzoek blijkt dat dit patroon daarna open staat voor nog meer informatie over hetzelfde thema, die zichzelf telkens aanvult.
Voor communicatie betekent dit: laat medewerkers zelf aan de slag gaan met informatie over de OR. In de praktijk blijkt dat medewerkers vaak weinig weet hebben van wat een OR nu precies doet. Meestal is het beeld: vergaderen. Laat de medewerkers zelf eens ervaren hoe u omgaat met een adviesaanvraag, of hoe een overleg of onderhandeling met de bestuurder verloopt. Organiseer een debat op een centrale plek van de organisatie en laat medewerkers ervaren dat invloed uitoefenen en debatteren essentiële en leuke onderdelen van het OR-werk zijn.
4) Focus en context
Laat er geen misverstand over bestaan wat u precies communiceert. Als het onduidelijk is wat u te vertellen hebt, pakt het brein op basis van eigen voorkeur een deel van de informatie op die het interessant vindt. Maar is dat wel wat de OR wil communiceren? Dus wees helder en duidelijk over wat u te vertellen hebt en plaats het in een herkenbare context. Daarmee wordt bedoeld dat informatie oppakken makkelijker gaat als het een onderdeel vormt van wat iemand al weet. Tegenwoordig leren kinderen bijvoorbeeld de Engelse taal door spelletjes, liedjes of verhaaltjes. Dat heeft een veel groter effect dan Engelse woordjes leren zonder te weten hoe je die woordjes moet toepassen.
Pas dit principe ook toe bij communicatie met de achterban. Ga uit van de werkcontext van de medewerker. Neem een thema dat de medewerker belangrijk vindt, bijvoorbeeld de werktijdenregeling, en laat zien wat de rol van de OR is bij het tot stand komen van die regeling. Toon de achterban wanneer u in beeld komt en invloed heeft. U kunt ook de context waarbinnen de OR werkt laten zien. Neem de medewerker als het ware mee in het proces en laat zien hoe het OR-werk stap voor stap gedaan wordt. Dit kan door plaatjes te maken van het werkproces van de OR, u kunt het uitspelen in een rollenspel waar mensen mogen inspringen of het laten zien als een puzzel met ontbrekende stukken. Hierdoor krijgen potentiële OR-leden een beter beeld van wat een OR nou eigenlijk doet.
5) Gebruik de zintuigen
Mensen onthouden door waarneming en opslag van informatie. Die waarneming gaat met behulp van vijf zintuigen: horen, zien, voelen, ruiken en proeven. In leerprocessen ligt vaak de nadruk op horen (iemand vertelt iets) en zien (posters, flyers, sheetpresentaties). Maar ook de andere drie zintuigen dragen bij aan het opslaan van informatie. Bovendien hebben mensen een individuele voorkeur voor een zintuig. De één hoort graag informatie, de ander ervaart graag een nieuwe situatie.
Om ervoor te zorgen dat iedereen de informatie optimaal tot zich neemt, is het verstandig om elk zintuig aan te spreken. Dat is met betrekking tot horen en zien natuurlijk bekend terrein: u houdt een voordracht met een Power Point Presentatie erbij. Hoe gebruikt u ook het voelen, proeven en ruiken? Als u even het voor de hand liggende loslaat, komen juist op dit terrein de leukste, verrassendste ideeën los. Zet een bak met bittere pillen bij uw presentatie in verband met de bezuinigingen. Denk aan even door de zure appel heen bijten bij een reorganisatie. Of verbeeld de onderhandeling met de bestuurder met harde noten om te kraken. U kunt ook prima aansluiten bij emoties. Durf te experimenteren en de leukste en meest effectieve middelen komen op tafel.
6) Bouw voort op het bestaande
Zorg dat u uw doelgroep altijd serieus blijft nemen in uw communicatie. Bouw voort op het bestaande want degene die aan het leren is, wil vooruit. Die wil geen oud nieuws horen maar telkens een stapje verder, telkens iets meer weten van wat u hem te vertellen heeft. Bedien hem daarin en zet een ontwikkelingslijn uit in uw communicatie.
Bijvoorbeeld bij de verkiezingen. Uw einddoel kan zijn dat mensen zich verkiesbaar stellen. Bouw uw communicatie dan op in een lijn van algemene informatie over de OR naar uiteindelijk de kwestie: wil jij zelf ook in de OR? Elke stap in de communicatie gaat dus richting die ultieme vraag: ga jij zelf in de OR? Maar ook: elke stap die u zet, is gebaseerd op de vorige: u herhaalt wat u al gezegd hebt en nu gaat u weer een stap verder.
Communicatieplan
Om tot effectieve communicatie met de achterban te komen, is een communicatieplan noodzakelijk. Hierin staat omschreven wat het doel en de doelgroep is. Daarna komen de middelen aan bod, waarbij u de zes principes van breingericht leren hanteert. De middelen die u inzet, plaatst u op een tijdslijn. Die tijdslijn zorgt ervoor dat er sprake is van herhaling en maakt het mogelijk te beoordelen of u voldoende voortbouwt op het voorgaande. Het op een rij zetten van de middelen maakt het ook mogelijk om te toetsen of u de overige principes voldoende toepast. Spreekt u de emoties voldoende aan? Laat u de medewerker voldoende ruimte om zelf te creëren? Is de focus helder en gebruikt u de context van de organisatie voldoende? Spreekt u alle zintuigen aan?
Als u bovenstaande overziet, lijkt het een enorme klus. Het vraagt inderdaad aandacht en inzet om effectief te communiceren. Daar staat tegenover dat het ook veel oplevert. Zowel het resultaat als ook de inspiratie en het plezier maken veel goed.
© Agnes Nibbeling