Eén van de belangrijkste taken van de OR is het geven van advies bij organisatieveranderingen. Een helder geformuleerd advies geven is echter niet eenvoudig. Gelukkig bestaat er een stevig handvat om tot een gefundeerd advies te komen: het zogenaamde BOB-model. Het BOB-model leidt de OR door drie fases met als eindresultaat een goed beargumenteerd besluit.
BOB als onderlegger
Adviseren door de ondernemingsraad gebeurt altijd aan de hand van een adviesaanvraag. Dat is een op schrift gesteld voornemen van de bestuurder om een wijziging in de organisatie of een wijziging in zijn beleid door te voeren. Voor het beoordelen van de adviesaanvraag leent het BOB-model zich uitstekend. Het BOB-model is een model dat het mogelijk maakt om een voorstel in 3 fases te bespreken, te beoordelen en er een besluit over te nemen. De letters BOB staan respectievelijk voor:
Beeldvorming
Oordeelsvorming
Besluitvorming.
Beeldvorming
Als de ondernemingsraad de adviesaanvraag ontvangen heeft is de eerste stap het voorstel globaal bekijken. De OR begint nog niet met minutieus lezen maar probeert er eerst een overzicht te krijgen. De OR stelt zich daarbij een aantal vragen: Welke verandering legt de bestuurder ons voor? Over welk voorgenomen besluit vraagt de bestuurder de ondernemingsraad om advies? Valt het voornemen überhaupt onder het adviesrecht of is het misschien een onderwerp dat bij het instemmingsrecht hoort? Om daar een beeld van te krijgen toetst de ondernemingsraad de inhoud van het stuk aan artikel 25.1 van de Wet op de Ondernemingsraden. Vervolgens kijkt de OR of het voorstel volledig is. Een volledige adviesaanvraag kan antwoord gegeven op vier vragen:
- Wat is het voorgenomen besluit?
- Waarom wordt het besluit genomen?
- Wat zijn de gevolgen van het besluit?
- Hoe worden de gevolgen ondervangen?
Deze vragen zijn niet willekeurig, ze zijn gebaseerd op de vormeisen zoals deze staan geformuleerd in artikel 25.3 van de Wet op de Ondernemingsraden.
Als de adviesaanvraag voldoende informatie bevat om deze vier vragen te beantwoorden, is er al een flinke stap gezet in de fase van de Beeldvorming. Vindt de ondernemingsraad dat er nog informatie ontbreekt dan is het verstandig om aanvullende informatie te vragen aan de bestuurder. Net zo lang tot de informatie volledig is.
Een tweede punt waar de adviesaanvraag op gecheckt moet worden is de tijdigheid. Hiermee wordt bedoeld dat de adviesaanvraag betrekking moet hebben op een voorgenomen besluit. Een voorgenomen besluit wil zeggen een besluit wat nog niet ten uitvoer is gebracht. Er mogen met betrekking tot dit besluit nog geen onomkeerbare beslissingen zijn genomen. Als ook dit is vastgesteld kan de ondernemingsraad zich gaan richten op de inhoud. Wat is precies het voorgenomen besluit? Begrijpt iedereen in de OR wat er staat? Heeft iedereen hetzelfde beeld? Daarna dringt de vraag zich op, wat vindt de OR van het voorgenomen besluit? Met deze vraag komt de OR in fase 2: de Oordeelsvorming.
Oordeelsvorming
De bestuurder legt de OR een adviesaanvraag voor om te horen wat de OR van het voorgenomen besluit vindt. Dat lijkt een makkelijke vraag maar goed beargumenteren wat men van een voorgenomen besluit vindt, is lastig. Waarom is de OR voor of tegen? Om daar een beeld van te krijgen is het verstandig om toetsingscriteria te formuleren. Toetsingscriteria zijn beoordelingspunten waaraan het voorstel getoetst wordt. Eenvoudig geformuleerd: als het voorstel aan deze punten voldoet, dan zegt de OR ‘ja’ tegen het voorstel.
In de praktijk roept de term toetsingscriteria onzekerheid op. Het lijkt ingewikkeld om toetsingscriteria te formuleren. Feitelijk hanteert iedereen dagelijks toetsingscriteria zonder daar bewust van te zijn. Als je kleren koopt, hanteer je toetsingscriteria als: het moet de juiste kleur zijn, de juiste maat, het moet zomerkleding, dan wel winterkleding zijn. Allemaal eisen waar het product aan moet voldoen wil je het kopen. Hetzelfde gebeurt bij een adviesaanvraag. Het zijn de eisen waar het besluit aan moet voldoen, wil de OR er ‘ja’ tegen zeggen. Overigens blijkt dat ondernemingsraden met een duidelijke eigen visie makkelijker tot overeenstemming komen over de toetsingscriteria dan ondernemingsraden die weinig tijd hebben ingeruimd voor het formuleren van een eigen visie.
Besluitvorming
Het aantal toetsingscriteria kan variëren van drie tot wel twintig criteria. Geen enkel besluit zal aan alle criteria voldoen. Dus het is zaak om de toetsingscriteria in te delen van erg belangrijk tot minder belangrijk. Vanzelfsprekend moet het voorgenomen besluit aan de belangrijkste criteria voldoen. In geval het voorstel in voldoende mate of aan de belangrijkste criteria voldoet, zal de ondernemingsraad de bestuurder adviseren het voorgenomen besluit uit te voeren. Als het voorgenomen besluit nog niet voldoet aan de criteria kan de ondernemingsraad de bestuurder laten weten wat er nog moet veranderen voordat de OR ‘ja’ kan zeggen tegen het voorstel.
Ja mits… of nee, tenzij… of geen van beide
Het besluit dat de ondernemingsraad neemt hoeft niet enkel ‘ja’ of ‘nee’ te zijn. Juist omdat er getoetst is op vooraf gestelde criteria kan de ondernemingsraad inhoudelijk beargumenteren waarom er een ‘ja’ of een ‘nee’ is gegeven. Hiermee geeft de ondernemingsraad de bestuurder extra informatie die kan leiden tot een uiteindelijk beter besluit. De ervaring is wel dat als er “Ja, mits…” geformuleerd wordt de bestuurder zich niet gebonden voelt aan de voorwaarden die genoemd zijn. “Nee, tenzij…” is sterker. Maar bij een negatief advies komt de relatie onder druk te staan. Beter is om zo lang mogelijk met de bestuurder te onderhandelen over de inhoud van de adviesaanvraag tot de ondernemingsraad er positief op kan reageren.
Het advies
De Wet op de Ondernemingsraden geeft de mogelijkheid om mondeling te adviseren in de overlegvergadering. In de praktijk komt dit weinig voor. In de regel wordt een advies schriftelijk gegeven. Echter, zo’n adviesbrief is niet eenvoudig. Daarom is het verstandig om gebruik te maken van de volgende aanwijzingen:
- Geef aan op welke adviesaanvraag wordt beantwoord.
- Geef aan welke aanvullende informatie later is toegevoegd.
- Geef aan welke toetsingscriteria de OR heeft gehanteerd.
- Benoem wat de beoordeling aan de hand van de criteria heeft opgeleverd.
- Geef dan het advies. Doe dit in de vorm van “wij adviseren u het voorgenomen besluit wel/niet uit te voeren.
- Vraag om het besluit van de bestuurder naar aanleiding van het advies.
- Sluit af met de veronderstelling dat je met dit advies bijdraagt aan het goed functioneren van de organisatie.
Tot slot
Goed adviseren is een hele klus. Ook het op papier zetten van het uiteindelijke advies kost menigeen hoofdbrekens. Bij complexe adviesaanvragen is externe hulp inroepen verstandig. De Wet op de Ondernemingsraden biedt daar alle ruimte voor.