Blog

25/09/2019

Altijd weer die stukken lezen!

Twee leesinstructies om snel en grondig te lezen

Eén activiteit keert telkens terug in de ondernemingsraad: stukken lezen. Slechts weinig OR-leden hebben daar plezier in. Vaak is het ook noodzakelijk om de stukken kritisch te lezen. Het is immers de bedoeling dat de OR zich er een mening over vormt. In een enkel geval moet er een besluit over genomen worden omdat het stuk een adviesaanvraag of een instemmingsaanvraag is. Grondig lezen is lastig. Reden genoeg om hulp in te roepen van twee leesinstructies.

Doel van het lezen

De ondernemingsraad leest de meeste stukken om er kennis van te nemen. Dan gaat het bijvoorbeeld om het meerjarenbeleidsplan of de begroting die in het najaar wordt aangeboden aan de OR. Zo’n document lees je met een andere bril op dan een instemmingsaanvraag over nieuw roosterbeleid. Dat is de eerste tip bij het lezen: weet met welk doel je het stuk leest. Bij een document dat de OR ter informatie heeft ontvangen, kan volstaan worden met globaal lezen. Het doel is namelijk: in grote lijnen weten wat er in het stuk staat. De kennis die je opdoet is nuttig maar niet urgent.

Het tweede doel dat een OR kan hebben bij het lezen van het stuk is: exact weten wat er in het stuk staat en er een oordeel over hebben. Dat zal vaak het geval zijn bij een adviesaanvraag of een instemmingsaanvraag. Als de OR de opdracht heeft om inhoudelijk mee te denken, kan niet worden volstaan met globaal lezen. Dan moet er intensief gelezen worden. Intensief lezen vraagt een andere mind-set en een andere manier van lezen.

Twee leesinstructies

Voor het intensief lezen geef ik in dit artikel twee leesinstructies. Je kunt zelf kiezen welke je prettig vindt. Nog beter is om beide instructies te benutten. Er zal na afloop weinig te raden overblijven. En wat niet duidelijk is, kan voorgelegd worden aan de bestuurder.

De bedoeling

De eerste leesinstructie heeft de bedoeling als uitgangspunt: waarom en voor wie is het document geschreven? Het gaat om de 5 W’s in deze vragen.

Lees eerst de tekst één keer door, zodat je globaal weet wat er in staat. Dan ga je aan de slag met de volgende vragen:

1) Voor wie is deze tekst bedoeld?

Elke tekst wordt geschreven met de bedoeling dat een bepaalde persoon of groep personen er kennis van neemt. Dus om de aard van het stuk te begrijpen is het nodig om te weten: Voor welke lezer of lezers is deze tekst geschreven? Wie gaat met de inhoud aan de slag? Aan wie wordt verantwoording afgelegd?

2) Wat wil de schrijver zeggen?

Elk stuk wordt geschreven om een boodschap over te brengen. Wat is de boodschap? Is het stuk geschreven als antwoord op een kwestie? Of is het omdat er regelmatig een stuk over dit onderwerp geschreven moet worden? Het ene document is een voorstel om een acute verandering door te voeren: bijvoorbeeld een fusievoorstel of een reorganisatie. Een ander document bevat de kwartaalcijfers of de ziekteverzuimcijfers. Die moeten opgetekend worden zonder dat er meteen iets met die cijfers hoeft te gebeuren.

3) Waarom schrijft deze schrijver dit document?

Deze vraag gaat vooral over de verantwoordelijkheid van de schrijver. Is het stuk van de bestuurder, bijvoorbeeld een adviesaanvraag? Een stuk dat van de bestuurder komt is vanzelfsprekend een belangrijk stuk. Of is het document van de preventiemedewerker die een verslag geschreven heeft van een bijeenkomst met de Arbo-commissie? Ook belangrijk, maar daardoor heeft het stuk een andere status dan wanneer het van de bestuurder komt.

4) Waar moet het stuk besproken of gelezen worden?

Deze vraag lijkt op vraag 1 maar is breder. Het is goed om te weten wie zich allemaal met de inhoud van dit stuk gaan bezighouden. Bijvoorbeeld een kaderbrief in een zorginstelling kan als informatiedocument aangeboden worden aan de OR. Maar het document wordt vooral gelezen door het managementteam dat er handen en voeten aan moet geven. Een financieel jaarverslag wordt aan de OR aangeboden maar wordt ook gelezen door externe partijen als de banken, het ministerie of de ACM. Een financieel jaarverslag van een gemeente wordt besproken in de gemeenteraad en er wordt meegekeken vanuit de regio, de provincie en de rijksoverheid.

5) Welke rol speelt tijd rondom dit stuk?

Sommige documenten die de OR krijgt aangeboden zijn strikt tijdsgebonden. Denk hierbij aan het jaarplan, de begroting en het jaarverslag. Maar ook beleidsplannen zijn aan tijd gebonden. Als de bestuurder advies vraagt over een voorgenomen fusie dan is er een fusiedatum. De bestuurder zal in zo’n geval een duidelijke wens uitspreken vóór welke datum hij het advies van de OR wil ontvangen. Tijd speelt bij vrijwel elk document een rol.

Samengevat, bij de bedoeling zijn de vijf vragen:

  1. Voor wie is deze tekst bedoeld?
  2. Wat wil de schrijver zeggen?
  3. Waarom schrijft hij of zij dit stuk?
  4. Waar moet het stuk besproken of gelezen worden?
  5. Welke rol speelt tijd rondom dit stuk?

De structuur

Soms is het handiger om vanuit de structuur naar een document te kijken. De structuur van een document is hoe is het opgebouwd met hoofdstukken en alinea’s. Het is een illusie om te denken dat alle schrijvers heldere gestructureerde stukken schrijven. Maar toch kan het lezen aan de hand van de structuur helderheid geven over de inhoud.

Bij lezen aan de hand van de structuur, gaat het om zes vragen:

a) Wat is de titel en ondertitel?

Een titel geeft aan waar het document over gaat. Soms heeft een document een leuke verrassende titel die de aandacht trekt. Dan weet de lezer nog niet precies waar het over gaat. De ondertitel verschaft dan duidelijkheid. Titel en ondertitel helpen de lezer op weg door kort te vertellen waar het document over gaat.

b) Wie is de schrijver?

Net als bij de andere leesinstructie al is gemeld: het belang van een document wordt mede bepaald door wie het geschreven heeft. Een adviesaanvraag zal meestal door de bestuurder zelf zijn geschreven. Een financieel maandverslag door de controller of hoofd financiën. Als er een besluit wordt gevraagd van de OR dan zal de bestuurder de afzender zijn. Het kan wel zijn dat een beleidsmedewerker feitelijk de tekst heeft opgesteld.

c) Op welke vraag geeft dit document een antwoord?

Je mag ervan uitgaan dat elk document dat binnen de organisatie geschreven wordt, een doel dient. Het stuk geeft als het goed is een antwoord op een vraag. De vraag kan zijn: Hoe gaan we het hoge ziekteverzuim aanpakken? Dan volgt er een document Aanpak ziekteverzuim. De vraag kan ook zijn: Hoe heeft de organisatie het afgelopen jaar gepresteerd? Dat wordt verwoord in het financieel jaarverslag. Geen enkel document wordt zonder reden geschreven. Dus ga op zoek naar de vraag die met dit stuk beantwoord wordt.

d) Uit welke hoofdstukken en alinea’s bestaat het stuk?

Hier gaat het om de daadwerkelijke structuur van het document. Een goed document begint met een voorwoord, dan volgt er een inleiding. Na de inleiding volgen de inhoudelijke hoofdstukken waarin verschillende aspecten van het probleem aan de orde komen. Het document sluit af met een conclusie. Maar zoals eerder al gezegd, niet elk document wordt keurig volgens deze structuur opgezet. Daarom is het verstandig om de structuur goed in beeld te hebben. Als je het document leest aan de hand van de structuur, dan is dat je routebeschrijving. Maar lees je een stuk zonder kennis van de structuur, dan loop je zonder aanwijzingen een doolhof in.

e) Wat staat er in de inleiding?

In de inleiding van een document moet de kern staan die in de rest van het document breed uitgelegd wordt. Stel het is een fusiedocument. Dan zal in de in inleiding staan waarom de fusie nuttig is. Vervolgens staat in alle hoofdstukken hoe het wordt uitgevoerd. Of het is een financieel jaarverslag: in de inleiding wordt uitgelegd waarom er een jaarverslag gemaakt moet worden en wat de belangrijkste uitdagingen waren. In het document zelf wordt uitgebreid ingegaan op de cijfers en de uitdagingen.

f) Wat staat er in de conclusie?

De centrale vraag waar het document over gaat moet ook kort en bondig beantwoord worden. Dat staat als het goed is in de conclusie van het stuk. De onderbouwing van het antwoord is terug te vinden in de tussenliggende hoofdstukken.

Samengevat, bij de structuur zijn de zes vragen:

  1. Wat is de titel en ondertitel?
  2. Wie is de schrijver?
  3. Op welke vraag geeft dit document een antwoord?
  4. Uit welke hoofdstukken en alinea’s bestaat dit document?
  5. Wat staat er in de inleiding?
  6. Wat staat er in de conclusie?

Samenvatting

Het is raadzaam om op basis van beide leesinstructies een samenvatting van het document te maken. Als je moet opschrijven wat er staat, merk je of je het begrijpt of niet. Wees gerust kritisch. Twijfel niet te snel aan je eigen leeskwaliteiten. Veel documenten blijken bij nader inzien veel minder duidelijk dan je aanvankelijk dacht. Dat is ook de waarde van het nauwgezet lezen: het levert een bijdrage aan het verduidelijken van een document.

Conclusie

Stukken lezen hoort nou eenmaal bij OR-werk. Veel mensen vinden het niet het leukste deel ervan maar door de twee leesinstructies te gebruiken wordt het lezen makkelijker. Ogenschijnlijk kost het veel tijd maar één keer een document op deze manier lezen, levert veel tijdsbesparing op. Je hoeft niet meer telkens opnieuw naar het stuk te grijpen om te kijken wat er nou staat.

Aanbod training

Lezen van stukken kan uitstekend geleerd worden in een OR-training. De OR gaat dan aan de slag met een document uit de eigen organisatie. Aan de hand van de leesinstructies wordt het document gelezen en ontleed. Door te werken in kleine groepjes is er ruimte om te bespreken hoe en wat men gelezen heeft. Als het gaat om een advies- of instemmingsaanvraag kan het plenair afgerond worden met een (voorlopig) besluit over de aanvraag.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *