Coaching als alternatief voor trainen
Onlangs vroeg een ondernemingsraad aan mij om hen te ondersteunen bij de voorbereiding van de overlegvergadering. Het leek een eenmalige vraag bij een lastige kwestie waarbij externe ondersteuning wenselijk was. Het beviel echter zo goed dat we nu al een paar keer op deze manier de overlegvergadering hebben voorbereid. Wat is precies het geheim van het succes? Dat heb ik de OR-leden natuurlijk gevraagd. Maar zelf heb ik er ook wel een idee bij.
Directe aanpak
De eerste reden is dat de coaching direct plaatsvindt op het moment dat de OR zelf actief is. Het is geen training weken voor of na een volgende vergadering. Ik kan de OR direct handvatten geven om het agendapunt adequaat aan te pakken. Eén van de eerste dingen die bijvoorbeeld opvielen, was dat er vragen gesteld werden terwijl de OR een mening had. Vragen stellen doe je om informatie te krijgen. Maar als je een mening hebt, terwijl alle informatie al verkregen is, dan is het tijd om die mening te berde te brengen. Vragen stellen is dan niet het juiste middel. Het gaat er dan om dat je de juiste argumenten kunt bedenken. Daar kan externe coaching goed bij helpen want wat zijn nou goede argumenten?
Eigen onderwerpen
Een tweede reden waarom de coaching goed werkt is omdat de OR het niet leuk vindt om met verzonnen casuïstiek te werken. De OR vindt dat er al voldoende eigen onderwerpen zijn waar de tanden in gezet kunnen worden. Zo wordt het geen toneelstukje maar is de bijeenkomst praktisch en doelgericht. De overlegvergadering gaat immers ook echt plaatsvinden.
Externe gespreksleiding
Een derde reden waarom het goed werkt is omdat de voorzitter soms even de gespreksleiding aan mij kan overdragen zodat ze zelf volop betrokken kan zijn bij de inhoudelijke discussie. Op een goed moment krijgt ze de gespreksleiding natuurlijk weer terug want ze is en blijft de voorzitter van de OR. Maar als ze zelf wil meediscussiëren kan ze de gespreksleiding er niet in één adem bij doen. Dat zullen veel voorzitters ongetwijfeld herkennen.
Taken en rollen verdelen
Als vierde reden waarom het goed werkt is omdat geoefend kan worden met de taakverdeling. De OR-leden en de voorzitter spreken de taken en rollen af en oefenen met de opbouw van het punt in de vergadering. Ik geef als coach feed-back maar speel soms ook even de bestuurder. In die rol ervaar ik bijvoorbeeld of een benadering constructief is of dat het te soft of te stevig is. Maar ook of de vragen helder en de argumenten overtuigend zijn. Vervolgens geef ik weerwoord om te kijken of er goed op gereageerd wordt. Soms valt het dan stil. Daar is dan nog werk aan de winkel.
Resultaat
Na afloop van zo’n dagdeel is de OR goed op de overlegvergadering voorbereid. De OR weet wat doelstellingen zijn. Ook weet de OR welke instrumenten men gaat inzetten: vragen of argumenten. De taken zijn verdeeld zodat ieder weet wat hij of zij moet doen. Maar ook wat men niet moet doen. Denk aan: zelf antwoord geven op een vraag van een ander OR-lid. De resultaten zijn goed, hoor ik terug. Het is een aanpak die ik meer ondernemingsraden wil adviseren. Het is praktisch en het blijft dicht bij de werkelijkheid. Maar het belangrijkste van alles: het levert resultaat op.