De inhoud van een adviesaanvraag beoordelen

De juridische en inhoudelijke toets

De OR ontvangt regelmatig een adviesaanvraag. Dat heeft de Wet op de Ondernemingsraden zo geregeld. De Wet op de Ondernemingsraden geeft ook aan hoe een adviesaanvraag eruit moet zien. De WOR geeft zelfs handvatten waar je een adviesaanvraag op moet beoordelen: tijdigheid, volledigheid en de juiste procedure voor de behandeling. In die zin is de WOR zeer behulpzaam. Maar bij de beoordeling van een adviesaanvraag wil je als OR natuurlijk ook naar de inhoud kijken. Hoe goed is het voorgenomen besluit voor onze organisatie en onze medewerkers? Die beoordeling staat logischerwijze niet in de wet. De wet beschermt namelijk de vrijheid van ondernemen van de bestuurder. Dat is een goede zaak maar dan heb je als OR dus voor de inhoudelijke analyse en beoordeling extra handvatten nodig.

Analyse en beoordeling van de inhoud

Als ondernemingsraad word je geacht de adviesaanvraag op inhoud te analyseren en te beoordelen. Waar moet je dan op letten?

1. Ten eerst moet het voorgenomen besluit een duidelijk doel dienen. Bijvoorbeeld, de bestuurder wil een ander bedrijf overnemen. Dan moet goed onderbouwd zijn wat het doel is van die overname. Of de bestuurder wil fuseren met een andere organisatie. De vraag die de OR dan stelt is: wat is het doel van deze fusie? Beleid is namelijk een middel om een doel te bereiken. De overname of de fusie zelf is geen doel. De fusie moet een meerwaarde voor de organisatie opleveren. De vraag is dan: Wat gaat de fusie opleveren? Welk probleem wordt opgelost als we gefuseerd zijn? De bestuurder zal dan moeten aantonen dat er op dit moment een probleem is. Een probleem of een uitdaging rondom de productie of de dienstverlening die het bedrijf zelf niet meer kan oplossen. Er moet een ander bedrijf bijgekocht worden om die diensten wel te kunnen verlenen.
2. Als het doel helder is, komt de volgende vraag: is deze maatregel dan de beste oplossing? Stel je hebt een personeelstekort, een veelvoorkomend probleem op dit moment. Een oplossing kan zijn om te proberen uitzendkrachten in te huren. Of mensen via pay-roll constructies binnen te halen. Als OR kijk je dan of dat de beste oplossing is. Uitzendkrachten zijn duur en pay-roll medewerkers moeten tegenwoordig op dezelfde manier betaald worden als werknemers met gewone arbeidscontracten. Is het dan niet slimmer om te proberen meer werknemers met een arbeidscontract aan de organisatie te binden? Ook kan er gekeken worden of er door slimmer werken of meer online of digitaal werken, er meer werk door minder mensen gedaan kan worden. Misschien moet er ook wel wat vaker ‘nee’ gezegd worden op opdrachten. Simpelweg omdat er geen personeel is. Kortom, de OR kijkt ook of de maatregel die de bestuurder kiest, de beste oplossing is voor het probleem.
3. De OR kijkt ook of het beleid in samenhang is met de rest van de bedrijfsvoering. Stel, de bestuurder van een bedrijf in de interieurbouw wil een installatiebedrijf overnemen. De OR kijkt dan of de samenhang tussen interieurbouw en installatietechniek voldoende sterk is zodat er meerwaarde verwacht mag worden. Het lijkt logisch maar zo logisch is het niet altijd. Dat hebben we gezien bij woningbouwcorporaties die evenementenlocaties opkochten. Er was zo weinig samenhang tussen de corebusiness van deze woningbouwcorporaties en de evenementenlocaties dat dit tot grote problemen heeft geleid. In die zin mag de OR ook een interne toezichthouder zijn op de bedrijfskeuzes van de ondernemer.
4. De OR kijkt ook naar de financiële kant van de beleidskeuzes. Zeker waar aandeelhouders betrokken zijn bij het bedrijf is dit een belangrijk aandachtspunt. Vaak hebben ondernemer en ondernemingsraad een gemeenschappelijk belang: voortbestaan en optimaal functioneren van het bedrijf. Het aandeelhoudersbelang kan wel eens anders zijn. Aandeelhouders hebben een financieel belang in het bedrijf en willen daarvan kunnen genieten. Dat kan bijvoorbeeld betekenen dat aandeelhouders willen dat een bedrijf verplaatst wordt naar het buitenland. Of dat het bedrijf opgesplitst wordt en in onderdelen verkocht. Dat kunnen financiële voordelen opleveren voor aandeelhouders waar de medewerkers juist nadeel van ondervinden. Bijvoorbeeld omdat het leidt tot baanverlies. Op zo’n moment mag de ondernemingsraad opkomen voor het werknemersbelang en een advies formuleren waardoor werkgelegenheid behouden wordt.
5. De OR checkt ook of een voorgenomen besluit legitiem is. Stel dat de bestuurder nieuwe werktijden wil invoeren. Dat zou een instemmingsaanvraag zijn. De OR kijkt dan of het besluit overeenkomt met de cao en de Arbeidstijdenwet. Of de OR krijgt een adviesaanvraag omdat het bedrijf verhuist naar een nieuwe productielocatie. Dan checkt de OR bij de adviesaanvraag ook of de locatie voldoet aan alle Arboregels.  

Samengevat

De OR beoordeelt een adviesaanvraag altijd op twee manieren: juridisch en inhoudelijk. De juridische toets volgens de WOR gaat over tijdigheid, volledigheid en de te volgen procedure. De inhoudelijke analyse en beoordeling gaat over de vraag: is het voornemen van de bestuurder goed voor het bedrijf en voor de medewerkers? Dient het voorgenomen beleid een duidelijk doel? Past de maatregel die de bestuurder wil nemen het beste bij dit doel? Of zijn er alternatieven die mogelijk beter zijn? Ook toetst de ondernemingsraad of het voorgenomen besluit genoeg samenhangt met de rest van het beleid. Het besluit dient financieel goed te zijn voor de organisatie. Dus dat het niet alleen in het belang is van de mogelijke aandeelhouders. Maar dat het ook goed is voor het voortbestaan van de onderneming op de langere termijn. Als vijfde punt kijkt de OR of het besluit legitiem is dus in overeenstemming met de overige wet- en regelgeving.

Eigen toetsingscriteria

Natuurlijk kunnen er nog specifieke aandachtspunten, zogenaamde toetsingscriteria zijn waarop de OR de adviesaanvraag beoordeelt. Het is altijd goed om voorafgaand aan de beoordeling met elkaar de toetsingscriteria op een rij te zetten en dan de toetsing uit te voeren.

Eigen deskundigheid of van buiten?

De vraag rijst, is de OR hier deskundig genoeg voor? Ik ben geneigd om daar positief op te antwoorden. Ja, de meeste OR-leden kennen hun bedrijf al jaren. Meestal zelfs langer dan de Raad van Bestuur, die om de vier, vijf jaar wisselt. De OR-leden kennen de geschiedenis van het bedrijf en weten van binnen uit hoe het bedrijf functioneert. Ze kunnen op basis van ervaring vaak inschatten wat goed is voor de organisatie. Maar mocht er toch extra expertise nodig zijn, bijvoorbeeld op gebied van Human Resources of op bedrijfskundig terrein, dan is het ook mogelijk om een externe deskundige in te huren. De OR versterkt daarmee zijn deskundigheid om zo tot een goed advies te komen.