De OR is verplicht om elk jaar het OR Jaarverslag op te stellen. Dit verslag moet worden verspreid onder de medewerkers en de bestuurder moet een exemplaar ontvangen. Het is één van de verplichte communicatiemomenten voor de OR. In de Wet op de Ondernemingsraden is dat terug te vinden in artikel 14. Het kan voelen als een verplichte opdracht. De OR kan het ook zien als een moment om de balans op te maken en een beeld te krijgen waar de OR succesvol was.
Terugblik
In het Jaarverslag kijkt de OR terug op het afgelopen jaar en beschrijft hij de activiteiten van het dat jaar. In de loop van het voorjaar wordt dus het OR Jaarverslag opgesteld. Maar hoe maakt de OR een goed leesbaar Jaarverslag? Welke vorm heeft het verslag? In dit artikel staan de antwoorden.
Een deadline?
Controleer het OR-reglement om te zien of er een datum voor het OR Jaarverslag is opgenomen. Plan het maken van het Jaarverslag ruim op tijd in. Hierdoor kan iedereen er rekening mee houden dat hij/zij een bijdrage moet leveren. Is er geen verplichte publicatiedatum? Maak dan een planning met een deadline voor alle inhoudelijke bijdragen, de inhoudelijke redactie, de vormgeving en de publicatie zelf.
Het kost tijd
Veel ondernemingsraden hebben niet veel tijd voor het schrijven van een OR Jaarverslag of leggen deze taak bij de (ambtelijk) secretaris. Als de OR geen extra uren krijgt, zal men creatief met de beschikbare tijd moeten omgaan. Bijvoorbeeld door het OR Jaarverslag een gemeenschappelijke klus te maken. Laat elk lid een bijdrage leveren in de vorm van een verslag van een onderdeel, een interview met mensen van de werkvloer, of een samenvatting van een recente gebeurtenis.
Luxe of sober
De OR staat voor een keuze: maken we van het OR Jaarverslag een visitekaartje van de ondernemingsraad of houden we het sober? Maak in ieder geval een duidelijke keuze. Als de OR het Jaarverslag wil inzetten als PR-middel, om de interesse en het enthousiasme van de achterban voor de OR te vergroten, dan stelt dat andere eisen dan als het Jaarverslag alleen bedoeld is voor bestuurder, de toezichthouder, de achterban en het OR-archief.
Inhoud jaarverslag
In principe kan de OR zelf bepalen hoe omvangrijk het OR Jaarverslag wordt. Wat er in elk geval in kan komen is het volgende:
- Inleiding van de voorzitter
- Samenstelling OR
- Overzicht van de onderwerpen van afgelopen jaar
- Alle onderwerpen kort beschrijven en vooral het resultaat benoemen
- Vooruitblik met plannen voor komend jaar
- Eventuele bijlage
Let daarbij op het volgende:
- Vermeld ten minste de omvang, samenstelling en zittingsduur van de OR.
- Geef aan welke onderwerpen de OR heeft behandeld. Start met de onderwerpen waar de OR invloed op heeft gehad.
- Benoem per onderwerp het doel van de OR en het uiteindelijk behaalde resultaat.
- Vermeld ook wat er niet zo goed is gegaan.
- Kijk vooruit naar volgend jaar.
- Kies voor een rode draad wat het verslag beter leesbaar maakt. Bijvoorbeeld: dit was ons eerste jaar!
Makkelijk leesbaar
Een aantrekkelijk verslag maken kan op verschillende manieren. Zorg voor een heldere opzet en een prettige, aantrekkelijke stijl. Maak aansprekende koppen en tussenkoppen. Een kop zegt meestal iets over de tekst. Maak de zinnen actief (‘De OR vergadert’ in plaats van ‘Er wordt vergaderd door de OR’). Het belangrijkste is dat de OR schrijft vanuit de lezer. Veel ondernemingsraden gebruiken afkortingen (de VGWM-commissie) en vakjargon (artikel 24-overleg). De gemiddelde lezer snapt dat niet en haakt af. Ook de onderwerpen staan soms ver van de lezer af. Beschrijf zo veel mogelijk concrete onderwerpen (de nieuwe werktijden, geen kerstpakket meer, een nieuwe fietsenkelder) in plaats van beleidsmatige zaken.
Tekst en vormgeving
Leesbaarheid en vormgeving dragen bij aan de aantrekkelijkheid van het OR Jaarverslag. Zorg ervoor dat het OR Jaarverslag toegankelijk en leesbaar is. Wat helpt zijn: correct Nederlands taalgebruik en bondig geschreven stukken tekst.
Overweeg om het verslag te verluchtigen met bijvoorbeeld wat interviews met medewerkers over onderwerpen die de afgelopen periode bepalend waren.
Of geef een kijkje achter de schermen bij de OR. Vertel wat het OR-werk inhoudt.
Foto’s of andere illustraties maken een OR Jaarverslag aantrekkelijk om te lezen. Dat is immers wat de OR wil bereiken: dat de medewerkers en anderen het verslag lezen. Als de OR zelf geen fotomateriaal heeft, dan zijn op internet veel foto’s, cartoons of andere afbeeldingen te vinden. Let wel op of het beeldmateriaal gratis gebruikt mag worden.
Wilt u ondersteuning bij het schrijven van een OR Jaarverslag, neemt u dan contact op met info@agnesnibbeling.nl.
(c) Agnes Nibbeling