Blog

19/12/2017

De OR serieus nemen

Inleiding

Regelmatig geven ondernemingsraden aan dat ze serieus genomen willen worden door de bestuurder. Dat is een lastige kwestie. De vraag om serieus genomen te worden gaat over wat de ander moet doen. Die moet jou serieus nemen. Maar of de ander jou serieus neemt, dat is zijn of haar eigen keuze. Daarmee lijk je meteen machteloos te staan. Je moet maar afwachten of de ander jou serieus wil nemen. Daarom is de het beter de vraag om te draaien: Wat kan de OR doen zodat de bestuurder de OR wel serieus móet nemen? Wat kan de OR doen zodat de bestuurder niet om de OR heen kan?

Het is zinvol om dieper op de kwestie in te gaan: we willen meer serieus genomen worden. Wat wordt daar eigenlijk mee bedoeld? Vaak gaat het om twee zaken: ten eerste de informatie eerder krijgen zodat er nog ruimte is om invloed uit te oefenen. Ten tweede: daadwerkelijk invloed hebben. Invloed hebben in de zin dat de mening van de OR meegenomen wordt in het uiteindelijke besluit.

Politiek spel

Als OR hoef je niet naïef te zijn. Als de bestuurder een doel voor ogen heeft waarvan hij verwacht dat dat alleen met de OR bereikt kan worden, dan zal hij de OR actief betrekken. Maar als hij een doel voor ogen heeft dat de OR waarschijnlijk wil tegengehouden, dan zal hij de OR minder ruimte geven. De bestuurder is aangesteld om besluiten te nemen en zal zijn uiterste best doen om zijn visie te realiseren. Dat is ook geen probleem. Maar de OR doet er wel verstandig aan om dit politieke spel mee te spelen. Niet afwachten maar afdwingen dat hij serieus genomen moet worden. Op een faire en rechtmatige manier. Daar zijn verschillende handvatten voor.

Jaarcyclus

Ten eerste doet de OR er verstandig aan altijd goed voorbereid te zijn. Als de OR met de bestuurder wil meedenken en niet overvallen wil worden door plotselinge beslissingen, dan zijn er een paar ankerpunten die daar bij helpen. Ten eerste is het handig om de langetermijnplanning van de bestuurder in het oog te houden. Dat betekent grip krijgen op de Planning en Control Cyclus. In de zorgsector maar ook in andere sectoren stelt men in september een Kaderbrief op. Die bevat richtlijnen voor het komende jaar voor alle onderdelen van de organisatie. Op grond van de Kaderbrief en de uitwerkingen daarvan wordt het Jaarplan met de Begroting opgesteld. Deze stukken bevatten samen de plannen voor het aankomende jaar met de financiële onderbouwing. In het voorjaar komt het Jaarverslag met de financiële verantwoording van het afgelopen jaar. Dit zijn belangrijke documenten waarover men met de bestuurder van gedachte kan wisselen. Het zijn goede momenten om met de bestuurder te bespreken hoe de organisatie ervoor staat. Door aan te haken op de jaarcyclus zorgt de OR ervoor dat hij vroegtijdig op de hoogte is van organisatieveranderingen. De Wet op de Ondernemingsraden heeft geregeld dat de OR deze informatie moet ontvangen(artikel 31.a,b,c). De OR kan er ook een overlegvergadering Algemene Gang van Zaken (Artikel 24) voor beleggen waar leden van de Raad van Toezicht/Commissarissen bij aanwezig moeten zijn.

Stukken lezen

Ten tweede doet de OR er verstandig aan om de stukken die aangeleverd worden, goed te lezen. Stukken lezen is niet eenvoudig maar het belang mag niet onderschat worden. Als je een gelijkwaardige gesprekspartner wilt zijn van de bestuurder moet je inhoudelijk goed op de hoogte zijn van de plannen. Dan kun je niet volstaan met globale kennis van een document. Dan dient het betoog grondig doorgenomen en begrepen te zijn. Een bestuurder zal in het debat met de OR onmiddellijk merken of het stuk goed gelezen is. Of men de sterke maar ook de zwakke onderdelen in het betoog in de gaten heeft.

BOB-model

De volgende stap is dat de OR tot een gemeenschappelijk beeld, oordeel en besluit komt over het aangeboden document. Daar leent zich vanzelfsprekend het BOB-model goed voor. Het BOB-model is al bij veel ondernemingsraden bekend. Het is het gespreksmodel dat er voor zorgt dat een OR fasegewijs door een document gaat en zo tot een goed besluit komt. BOB staat voor Beeldvorming-Oordeelsvorming-Besluitvorming. Dit model zorgt ervoor dat de OR goed voorbereid het gesprek met de bestuurder aan gaat en daar niet meer voor verrassingen gesteld kan worden.

Onderhandelen

Tot zover het gedeelte van de inhoudelijke voorbereiding op een onderhandeling met de bestuurder. Dan komt de onderhandeling zelf. Regelmatig geven ondernemingsraden aan niet het idee te hebben dat ze tot onderhandelingen komen. Dat is jammer want de ondernemingsraden die dat wel voor elkaar krijgen blijken mooie resultaten te kunnen boeken. Een voorbeeld is een kleine OR die onlangs significant betere arbeidsvoorwaarden wist te bereiken door stevig te onderhandelen na een splitsing van het bedrijf. Een klinkend resultaat na een goede voorbereiding en een goede uitvoering van de onderhandelingen.

Strategisch en tactisch

Een onderhandeling met de bestuurder vergt een goede voorbereiding op de inhoud zoals dat hierboven is geschetst. Maar het vraagt ook een voorbereiding op strategisch en tactisch niveau. Strategisch houdt in dat men van te voren een aantal doelen vaststelt. Wat wil de OR bereiken in de onderhandeling? Het is verstandig om bij de voorbereiding in redelijkheid vast te stellen wat de streefpunten zijn en wat de breekpunten zijn. Een streefpunt is wat men in het beste geval wil bereiken. Een breekpunt is het onderste bod. Als daar niet aan voldaan wordt dan breekt de OR de onderhandeling af. Tactisch voorbereiden houdt in dat men onderling goed afstemt wie wat op welk moment zegt. Een onderhandeling moet geen toneelstukje zijn. Maar een totaal niet geregisseerde onderhandeling loopt uit op een spraakverwarring. Het grootste risico is dat er chaos in de OR zelf ontstaat zodat de bestuurder naar eigen believen kan kiezen met wie hij het gesprek voert. Regie is daarom noodzakelijk.

Regels voor onderhandelen

Er zijn wel een aantal regels voor de onderhandeling zelf. Het zijn regels die men in het achterhoofd dient te houden, zelfs als de onderhandeling moeizaam verloopt. De belangrijkste is: speel de bal, niet de man. Wees hard op de inhoud en zacht voor de relatie. Van bestuurders mag verwacht worden dat ze tegen een stootje kunnen. Maar op het moment dat een bestuurder persoonlijk beschadigd wordt in een onderhandeling, zal dat het verdere verloop alleen maar moeilijker maken. Het is de bedoeling dat men na afloop van een stevige overlegvergadering nog steeds door één deur kan. Verder is het zinvol om te onderhandelen over belangen en niet over standpunten. Standpunten liggen vast. Belangen kunnen op vele manier bediend worden. Onderhandelen vanuit belangen levert veel meer ruimte op voor oplossingen. Het onderscheid tussen belangen en standpunten is een thema waar in een training nader op in gegaan kan worden.

Conclusie

Vragen om serieus genomen te worden heeft niet zo veel zin. Een OR kan het wel afdwingen. Door goed voorbereid aan een overlegvergadering te beginnen. Door de spelregels van het onderhandelen en beïnvloeden goed te beheersen. De OR toont ook zijn meerwaarde door met constructieve voorstellen of verbeterpunten te komen. Serieus genomen worden is iets wat de bestuurder moet doen maar de OR kan er zelf voor zorgen dat de bestuurder niet om de OR heen kan.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *