Blog

09/10/2017

Feed-back in de OR

Elkaar helpen met feed-back

Eén van de belangrijkste kenmerken van een goed functionerende OR is dat de leden elkaar feed-back durven geven. En dat de leden ervoor openstaan om feed-back te ontvangen. Met goede feed-back immers help je elkaar om je verder te ontwikkelen. Feed-back geven betekent dat je de ander laat weten hoe zijn of haar gedrag op jou is overgekomen. Het is een misverstand dat je alleen feed-back geeft op het moment dat iets niet goed gaat. Het is juist ook heel effectief om iemand terug te geven wat hij of zij goed heeft gedaan.  Om ervoor te zorgen dat feed-back ook geaccepteerd wordt is het verstandig om de feed-back regels te volgen. Voor het ontvangen van feed-back staan hier ook enkele tips. Om te verhelderen wat feed-back oplevert, is in dit artikel het Johari-venster opgenomen.

Feed-back regels

1) Spreek altijd in de ik-vorm.

2) Geef feed-back op concreet waarneembaar gedrag.

3) Blijf in het hier en nu.

4) Geef aan wat het gedrag met jou gedaan heeft.

5) Laat ruimte om te reageren.

1) Spreek altijd in de ik-vorm

Het is belangrijk om de feed-back in een ik-vorm te geven omdat daarmee de relativiteit wordt aangegeven. Het is zoals jij het waargenomen hebt. Het is dus geen absolute waarheid. Iemand anders kan het anders gezien hebben. Maar dat maakt het niet minder waardevol. Het is daarmee juist heel precies. Zeg wel: “Ik vond dat je dit onhandig deed.” Zeg niet: “Iedereen zag dat je dit onhandig deed”. Dan zou de ontvanger daar meteen tegenover kunnen zetten: “Harry vond het helemaal niet onhandig dus het klopt niet wat je zegt.” En voor je het weet zit je in een welles-nietes gesprek waarbij je punt helemaal uit beeld verdwijnt.

2) Geef feed-back op concreet waarneembaar gedrag.

Zeg bijvoorbeeld wel: “Ik zie dat je nu pas de enveloppe met beleidsstukken openmaakt en dat je ze nog niet gelezen hebt. Dat vind ik vervelend”. Daarmee reageer je op wat er nu gebeurt en geef je aan wat je graag anders had gezien. De persoon in kwestie kan reageren door bijvoorbeeld te zeggen: “Klopt, ik heb er geen tijd voor gehad”. Of: “Ik had ze al in de mail gehad en op de computer gelezen”. Maar als je had gezegd, “Wat vervelend dat je je nooit voorbereidt op de vergadering”, dan was de boodschap waarschijnlijk niet begrepen. Het is niet zinvol om te reageren op vermeende kenmerken van iemand. Gebruik geen termen die verwijzen naar de aard van iemand. Zeg niet: “Je bent lui, je bent niet betrokken”. Feed-back is bedoeld om de ander een kans te geven om zijn of haar gedrag te verbeteren. Verwijzingen naar de aard van de persoon bieden die kans niet. Vanzelfsprekend klopt het ook vaak niet. Iemand is niet altijd zo. Iemand gedraagt zich in sommige gevallen zo.

3) Blijf in het hier en nu.

Door in het hier en nu te blijven, baken je af op welk gedrag je feed-back geeft. De ontvanger weet waar het over gaat en kan zelf onderzoeken of het klopt wat je zegt. Je kunt wel zeggen: “Je praat nu te hard”. Maar het is niet nuttig om te zeggen: “Je praat altijd te hard”. Daar kan de ander niet veel meer aan veranderen. Sowieso is het niet verstandig om termen als altijd, nooit, iedereen, allemaal, te gebruiken. De goedbedoelde feedback kan dan namelijk onmiddellijk weersproken worden. Want dingen gebeuren niet àltijd zo. Feed-back wint aan kracht als je het richt op een specifieke situatie die de persoon nog kan verbeteren.

4) Geef aan wat het gedrag met jou gedaan heeft.

Stel, je evalueert halverwege de teambespreking de gang van zaken. Jij vindt dat één persoon te vaak lang aan het woord is. Dan kun jij zeggen: “Ik vind dat je te lang aan het woord bent. Het heeft op mij het effect dat ik afdwaal”. Daarmee is het jouw boodschap en je geeft aan wat het met jou doet. Het kan namelijk zo zijn dat andere mensen het heel interessant vinden wat die persoon vertelt. Daarmee geef je dus wel een goede boodschap af maar het hoeft geen harde waarheid te zijn. De ontvanger kan nu kijken wat hij er mee doet.

5) Laat ruimte om te reageren.

Iedereen die wel eens feed-back heeft gehad, zal weten dat je het even moet verwerken. Dat geldt zowel voor positieve als voor corrigerende feed-back. Het is sowieso fijn voor de ontvanger om nog wat verhelderende vragen te kunnen stellen. Daarna kan de ontvanger aangeven wat hij met de feed-back gaat doen. De ontvanger kan ook om hulp vragen: “Willen jullie mij er op wijzen als ik dit wéér doe?” Daarmee schakelt de ontvanger de andere leden in als coaches.

Voorwaarde voor feed-back

De belangrijkste voorwaarde voor feed-back is dat de gever wil bijdragen aan de ontwikkeling van de ontvanger. Als de feed-back met die intentie wordt gegeven, is de weg vrij voor leerzame feed-back. Wordt echter de feed-back gegeven omdat de feed-backgever de ontvanger op zijn nummer wil zetten, dan belemmert dit het lerend effect. De ontvanger zal voelen dat de feed-back niet met de juiste intenties wordt gegeven en deze dan ook niet accepteren.

Ontvangen van feed-back

Feed-back is een cadeautje, wordt vaak gezegd. In feite is dat ook zo, je krijgt hulp aangeboden om je verder te kunnen ontwikkelen. Maar feed-back is niet altijd leuk. Zeker niet als het corrigerende feed-back is. Toch is het verstandig om de feed-back goed te ontvangen en te onderzoeken. Om te begrijpen wat feed-back oplevert is het goed om naar het Joharivenster te kijken.

 

  • bekend bij anderen – bekend bij jezelf: vrije ruimte
  • bekend bij anderen – onbekend bij jezelf: blinde vlek
  • onbekend bij anderen – bekend bij jezelf: verborgen gebied
  • onbekend bij anderen – onbekend bij jezelf: onbekend gebied

Feed-back draagt bij aan kennis over jezelf. Anderen vertellen je iets wat je vaak nog niet weet. Elk mens heeft een blinde vlek voor gedrag van zichzelf. Dat ziet hij niet totdat iemand hem er op wijst. Dat is prettig want doordat je blinde vlek kleiner wordt kun je effectiever optreden. Je weet hoe je je gedraagt. Soms is het ook prettig om wat meer over jezelf te vertellen. Dingen die misschien wat gevoelig kunnen liggen, maar jou vrijer maken als je ze met anderen deelt. Daarmee wordt je verborgen gebied kleiner. Kortom, hoe groter de vrije ruimte, hoe meer ontspannen je kunt werken en leven.

Ja-maar

De minst effectieve reactie op feed-back is deze onmiddellijk afweren. De formulering “ja-maar” geeft aan dat je de feed-back meteen wilt weerleggen. “Ja-maar”” is eigenlijk een andere formulering voor “nee” zeggen. Beter is om de feed-back te onderzoeken. Vraag om toelichting. Vraag om uitleg. En laat de feed-back even tot je doordringen. Probeer er iets van te leren. Schiet er ook niet in door. Denk niet onmiddellijk: ”Ik kan er niks van”. Welnee, meestal doe je al heel veel goed maar zijn er een paar dingen die je nog kunt verbeteren.

Eerst de tops, dan de tips

In het geven van feed-back is het belangrijk om de ander te bevestigen in wat er wel goed gaat. Dat moet namelijk behouden blijven. Dus stel dat je samen iets oefent, vertel degene dan eerst wat er allemaal goed ging. Dat zijn de tops. Daar moet degene niets aan veranderen. Na de tops geef je de tips: dat zijn de verbeterpunten. Laat je niet verleiden tot allerlei goedbedoelde adviezen. Goede feed-back is al heel leerzaam.

Conclusie

Goede feed-back draagt bij tot de ontwikkeling van mensen. Het geeft inzicht in de blinde vlek die iedereen heeft. Feed-back is een cadeautje maar één die niet altijd even makkelijk te ontvangen is. Door de regels voor feed-back goed toe te passen is de kans groter dat de ontvanger er voor open staat.

Feed-back geven en ontvangen is goed te leren in trainingen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *