Blog

30/01/2018

Communicatie met de achterban

Communicatie met de achterban vergt een goed plan

De ondernemingsraad heeft op basis van de Wet op de Ondernemingsraden de taak de medewerkers te vertegenwoordigen in het overleg met de bestuurder. Daarmee is de OR de spreekbuis van de mensen op de werkvloer. In de praktijk echter is de afstand tussen OR en de medewerkers soms groot. De achterban weet vaak niet zo goed wat de OR doet en de OR heeft soms slechts een globaal idee van wat de medewerkers belangrijk vinden. In principe mag de OR zonder last of ruggespraak zijn medezeggenschap uitoefenen. Maar of dat verstandig is, is de vraag. De OR maakt op de bestuurder een sterkere indruk als hij een groot draagvlak heeft onder de medewerkers. Dus een goede relatie met de achterban is van wezenlijk belang voor de OR. Maar eenvoudig is het niet.

De eerlijkheid gebiedt te zeggen dat de achterban niet altijd even geïnteresseerd is in wat de OR doet. Globaal kan de achterban verdeeld worden in drie groepen:

  1. de zeer geïnteresseerden
  2. de geïnteresseerden
  3. de ongeïnteresseerden

De zeer geïnteresseerden zijn de mensen die de werkzaamheden van de OR op de voet volgen. Zij lezen de verslagen van de OR-vergaderingen en de Overlegvergaderingen en volgen de ontwikkelingen rondom advies- en instemmingsaanvragen. Dit zijn vaak mensen die zelf eerder in de OR hebben gezeten of op een andere manier grote affiniteit hebben met inspraak. Zij zitten bijvoorbeeld in een wijkraad of in een ouderraad van de school van hun kinderen. Inspraak vinden ze belangrijk dus ook met betrekking tot hun werk. Deze groep is over het algemeen klein maar ze let wel goed op wat de OR doet.

De tweede groep zijn de geïnteresseerden. Zij staan welwillend ten opzichte van de OR maar volgen het allemaal van een afstand. Op het moment dat er kwesties spelen die hen direct kunnen raken, ontwaken ze uit hun sluimer en willen ze graag goed geïnformeerd worden over wat er speelt. In tijden van relatieve rust zal de OR niet veel van deze groep merken maar de beeldvorming over de OR is positief.

De derde groep bestaat uit de ongeïnteresseerden. Deze groep mensen weet niet of nauwelijks van het bestaan van de OR en heeft er ook weinig en of geen belangstelling voor. Ze kennen de OR-leden niet en de beeldvorming over de OR is soms zelfs ronduit negatief.

De OR heeft weinig invloed op de verdeling van geïnteresseerden en ongeïnteresseerden. De enige manier om meer mensen te betrekken bij het OR werk is door goed met de achterban te communiceren. Tegelijkertijd moet de OR zich realiseren dat de relatie tussen OR en achterban een tweezijdige relatie is. Beide partijen hebben hun verantwoordelijkheid voor de relatie. De OR heeft als taak zich in te spannen voor een goede communicatie. De achterban heeft de verantwoordelijkheid om open te staan voor de informatie. Op sommige momenten mag ook van de achterban gevraagd worden informatie aan te leveren aan de OR. Als mensen hardnekkig ongeïnteresseerd blijven, houdt het op. Maar de OR doet er verstandig aan zijn verantwoordelijkheid voor de communicatie serieus te nemen.

 Communicatieplan

Om de communicatie met de achterban te optimaliseren is het verstandig om de communicatie planmatig aan te pakken. Dat wil zeggen de communicatie niet uit de losse pols vorm te geven maar met behulp van duidelijke doelstellingen en daarbij passende middelen. Een goed opgebouwd communicatieplan zorgt voor kwaliteit en continuïteit.

Opbouw van een communicatieplan

Bij het opstellen van een communicatieplan dient een OR zich vooraf een aantal vragen te stellen.

  1. Hoe is de achterban samengesteld?
  2. Welk doel willen we bereiken met de communicatie
  3. Welke middelen zetten we in?
  4. Wanneer gaan we communiceren?
  5. Wie is verantwoordelijk voor de communicatie?

Hoe is de achterban samengesteld?

Op de vraag hoe de achterban is samengesteld kan een heel eenvoudig antwoord gegeven worden. De achterban bestaat uit de mensen die werkzaam zijn in de organisatie. Dat lijkt een homogene groep. Maar als je preciezer gaat kijken dan is de achterban een tamelijk gedifferentieerde groep mensen. Er zijn mensen met een vast contract, mensen met een tijdelijk contract, er zijn uitzendkrachten en waarschijnlijk ingehuurde krachten zoals zzp-ers, werkzaam in de organisatie. Al deze verschillende groepen medewerkers vormen de achterban. Vervolgens werken deze mensen in verschillende afdelingen, misschien op verschillende locaties en hebben ze verschillende functies. Op basis van deze verschillen hebben ze verschillende belangen. Bij een reorganisatie kan het ontslag van de ene afdeling de redding betekenen van de andere afdeling. Daarmee is de achterban dus intern verschillend.

De OR doet er verstandig aan om bij elke communicatie met de achterban zich af te vragen: Op welke groep medewerkers richten we de communicatie? Op de hele groep of op een bepaalde afdeling of een bepaalde functiegroep?

Welk doel wil de OR bereiken met de communicatie?

Als de OR gaat communiceren met de achterban dan is het verleidelijk om te beginnen met brainstormen over middelen. Het in aantrekkelijk om allerlei leuke creatieve vormen te bedenken. Dat is ook enorm waardevol maar er gaat wel een vraag aan vooraf: Wat willen we eigenlijk bereiken? Wat is het doel van de communicatie? Wat moet de communicatie opleveren? Het is een onomkeerbare wet: het doel bepaalt welk middel er ingezet moet worden.

Globaal zijn er vier doelen bij communicatie met de achterban:

a: Informeren

b: Raadplegen

c: Participeren

d: Mobiliseren

a: Informeren

Er is sprake van informeren als de ondernemingsraad informatie overdraagt aan de achterban. Het doel daarbij is dat de achterban op de hoogte blijft van wat de OR aan het doen is. Het is eenrichtingsverkeer: de OR heeft een boodschap en stuurt die naar de achterban. De OR heeft niet als doel dat de achterban hier direct op reageert, al mag het natuurlijk wel.

Deze vorm van communiceren is volgens de WOR verplicht. De OR dient de achterban op de hoogte te houden van zijn agenda en van de inhoud van zijn besprekingen in de OR en de OV vergadering. Daarnaast dient de OR de achterban met behulp van een jaarverslag op de hoogte te houden van wat hij het afgelopen jaar gedaan heeft.

Maar het is niet de bedoeling dat de OR alleen verantwoording aflegt van wat hij heeft gedaan. Het is zeker zo belangrijk om de achterban betrokken te houden bij wat de OR gaat doen. Dus ook toekomstige plannen worden naar de achterban gestuurd om hen zo te informeren over toekomstige ontwikkelingen.

Middelen die hierbij goed passen zijn:

  • Berichten op de intranet
  • Twitter berichten
  • Facebookpagina
  • Presentaties in de organisatie
  • Aankondiging en verslag OR-vergadering
  • OR-jaarverslag
b: Raadplegen

Soms wil de OR weten wat de achterban vindt van een voornemen. Bijvoorbeeld bij een complexe advies- of instemmingaanvragen maar ook als de OR een initiatief wil nemen. Het kan ook zijn dat er sprake is van onrust op een bepaalde afdeling waar de OR meer van wil weten. De OR vraagt in zo’n situatie om inbreng vanuit de achterban om zo zelf beter geïnformeerd te worden. Dit is tweerichtingsverkeer: de OR stuurt een vraag en hoopt op een antwoord.

Deze manier van communiceren zorgt voor een breder draagvlak van de OR. Als de achterban aangeeft wat hij wil, dan staat de OR steviger ten opzichte van de bestuurder. Het standpunt dat de OR te berde brengt is niet alleen de mening van de OR maar de mening van een bredere groep in de organisatie.

Middelen om te raadplegen zijn:

  • Organiseren van bijeenkomsten
  • OR by walking around
  • Bijwonen werkoverleg
  • Oproepen via Twitter
  • OR-spreekuur
  • OR-telefoon
  • Enquête
  • E-mailbox
c: Participeren

Er is sprake van participeren als leden uit de achterban meedoen met het OR-werk. Op deze manier worden leden uit de achterban actief betrokken bij het OR werk en kunnen ze hun expertise aan de OR toevoegen. Daardoor gaat de kwaliteit van het OR-werk omhoog. Ook kan zo de werkdruk voor de OR verlaagd worden. Als er meer mensen bij het OR werk betrokken zijn komt er minder op het bordje van een kleine groep mensen terecht. Daarnaast levert deze manier van betrekken van medewerkers een grotere bekendheid met het OR-werk op. De Wet op de Ondernemingsraden biedt tal van mogelijkheden om mensen bij de OR te betrekken. De meest bekende vorm is het toevoegen van niet-OR-leden aan de commissies van de OR.

Middelen om te participeren:

  • Formeren van achterbancommissie
  • Linking-pin-structure: contactpersoon per afdeling
  • Interne deskundigen betrekken bij OR-activiteiten
  • Deelname aan commissies
d: Mobiliseren

Soms wil de OR de achterban in beweging brengen om een doel te bereiken dat ze alleen niet voor elkaar krijgen. Meestal gaat het om extra druk zetten op de onderhandeling. In zo’n geval kan de OR de achterban oproepen van zich te laten horen. Het spreekt vanzelf dat het hier om onderwerpen gaat die de achterban ook na aan het hart liggen. Hierbij moet je denken aan veranderingen in een ziekteverzuimregeling of een Sociaal Plan bij een reorganisatie. Het gaat om thema’s die de achterban echt raken. Door de achterban erbij te betrekken laat de OR zien dat hij niet alleen staat. De achterban op zijn beurt krijgt de kans zijn bezorgdheid te tonen.

Middelen om te mobiliseren:

  • Oproep tot samenkomsten
  • Samenwerken met vakbond
  • Petities
  • Handtekeningenacties

Wanneer gaat de OR communiceren?

De communicatie met de achterban vraagt om continuïteit. Dat betekent dat de achterban erop moet kunnen vertrouwen dat de OR na elke vergadering laat weten wat er besproken is en wat daar de consequenties van zijn. Het is belangrijk om een tijdsbalk te hanteren waarop de regelmatige terugkerende communicatiemomenten gemarkeerd zijn. Daarnaast kan de OR momenten kiezen voor extra communicatie. Bijvoorbeeld voorafgaand aan de verkiezingen. Natuurlijk kunnen er ook ad hoc momenten zijn waarop gecommuniceerd moet worden. Als er een adviesaanvraag of instemmingaanvraag speelt die voor veel medewerkers belangrijk is bijvoorbeeld.

Wie is verantwoordelijk voor de communicatie?

Het is zinvol om één persoon of één commissie verantwoordelijk te maken voor de communicatie met de achterban. Verantwoordelijk betekent niet dat deze personen alles moeten schrijven. Verantwoordelijk wil zeggen dat zij de coördinatie hebben. Zeker als er hele specifieke boodschappen naar de achterban gestuurd moeten worden, is het verstandiger om de inhoud te laten opstellen door de betrokken OR-leden. De verspreiding is dan wel de taak van de communicatiecommissie of de persoon die daarvoor is aangewezen.

Afsluitend

Communicatie met de achterban is niet eenvoudig. Om het goed te doen en om het makkelijker te maken is een communicatieplan erg behulpzaam.

Het is bij communicatie met de achterban belangrijk om voortdurend voor ogen te houden: wat wil ik bereiken met mijn communicatie en op wie is deze gericht? Het doel en de doelgroep bepalen welke middelen er ingezet gaan worden. Een communicatieplan bevat een tijdsbalk om te kunnen overzien wanneer wat gecommuniceerd moet worden. Een goede taakverdeling en coördinatie voltooien het communicatieplan. Zo doet een OR er alles aan om een goede relatie op te bouwen met de achterban. Het is dan aan de achterban om zijn verantwoordelijkheid te nemen en de informatie actief op te pakken.

 

© Agnes Nibbeling

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *