Blog

04/10/2018

Aan de slag met ziekteverzuimcijfers

Inleiding

Elke ondernemingsraad ontvangt regelmatig ziekteverzuimcijfers van de bestuurder. Dat schrijft de Wet op de Ondernemingsraden immers voor. In de praktijk blijkt echter dat ondernemingsraden het lastig vinden om concreet iets met die cijfers te doen. Het blijkt vooral ingewikkeld om de cijfers te duiden: wat zeggen die cijfers nu eigenlijk? En wat is de relatie met het arbo- en verzuimbeleid van de bestuurder? In dit artikel krijgt u uitgelegd wat u uit ziekteverzuimcijfers kunt aflezen en hoe u er als OR actief mee aan de slag kunt.

De percentages

Ziekteverzuim wordt in organisaties uitgedrukt in percentages. OR-leden kennen de tabellen waarschijnlijk wel waarin verzuimpercentages worden weergegeven. Het ziekteverzuimpercentage is het percentage werkuren dat niet verricht kan worden door degene die het zou doen. Die werknemer die het werk zou doen is ziek en daarom wordt het werk in dat uur niet verricht of het werk wordt in dat uur door een ander verricht. Het verzuimpercentage zegt dus iets over het aantal uren dat uitvalt of door een ander wordt verricht. Het zegt niet direct iets over het aantal werknemers dat ziek is. Alleen indirect. Medewerkers hebben namelijk allemaal verschillende contracten. Als in medewerkers zou worden gerekend zou een heel vertekend beeld kunnen ontstaan. Als voorbeeld even een team bestaande uit 5 medewerkers. Als in dat team van 5 medewerkers in een week 1 medewerker ziek is, en je zou in medewerkers rekenen, dan zou in die week het ziektepercentage 20% zijn. Maar als in dat team 4 medewerkers met een baan van 40 uur per week gezond zijn en 1 medewerker met een aanstelling van 8 uur is ziek, dan is het verzuim 4,76 %  Er wordt dan namelijk 160 wel gewerkt en 8 uur niet. Daarom is het belangrijk om te weten dat verzuimpercentages over uren gaan en niet over aantallen medewerkers.

De periode

Vervolgens is belangrijk om te weten over welk tijdsbestek het ziekteverzuim is berekend. Gaan de cijfers over een week, een maand, een kwartaal of een jaar? Als je grip wilt krijgen op oorzaken van ziekteverzuim dan wil je weten of er sprake is van langdurig hoog verzuim in een afdeling of dat het een verhoging was van korte duur. Bijvoorbeeld als een paar leden van een team tegelijk griep hebben, dan zal in die 2 weken het ziekteverzuim hoog zijn. Worden de cijfers in het tijdsbestek van een kwartaal geplaatst dan vlakt het verzuimcijfer af naar een lager gemiddelde. In zo’n team gaat dan het ziekteverzuim 2 weken sterk omhoog en daarna is alles weer gewoon. Dus niets om je zorgen over te maken. Als het ziekteverzuim in een team maanden hoog blijft, dan is er reden tot zorg.

De locatie

Het derde belangrijke punt is: over welke locatie gaan de ziekteverzuimcijfers? Om te achterhalen wat er speelt moet je weten op welke plek het ziekteverzuim hoog is. Ook hier geldt, hoe kleiner de eenheid, hoe duidelijker de informatie. Maar ook: hoe kleiner de eenheid, hoe groter de uitschieters.

Even een fictief voorbeeld:

ziekteverzuimpercentages van een fictieve organisatie

In deze denkbeeldige Verzorging, Verpleging en Thuiszorgorganisatie is het ziekteverzuim in het tweede kwartaal hoger vanwege de griepgolf. Maar wat natuurlijk opvalt, is het hoge ziekteverzuim op de afdeling Staf/Kantoor. In de regel is het ziekteverzuim bij de ondersteunende afdelingen niet zo hoog. Zo’n uitschieter moet nader bekeken worden. Er kan bijvoorbeeld sprake zijn van een klein team waarin enkele medewerkers met een groot dienstverband langdurig ziek zijn. Als die ziektes niet werkgerelateerd zijn dan de bestuurder weinig anders doen dan goede vervanging zoeken. Maar het kan ook zijn dat de arbeidsverhoudingen op kantoor ernstig verstoord zijn en dat het leidt tot burn-outs. Dan is het noodzakelijk dat daar meer actie op ondernomen wordt. Bij uitschieters in het verzuimpercentage is het altijd verstandig navraag te doen. Overigens is belangrijk om te weten dat zwangerschapsverlof niet meegerekend wordt in het verzuimpercentage.

Werkgerelateerd of niet?

Bij ziekteverzuim moet er een onderscheid gemaakt worden tussen werkgerelateerd en niet-werkgerelateerd verzuim. Werkgerelateerd verzuim is ziekteverzuim dat ontstaat door het werk. Dat kunnen de praktische omstandigheden zijn als gevaarlijke stoffen, ongezonde ruimtes of gevaarlijke middelen. Maar ook zaken als agressie door cliënten, pesten op het werk of problemen met leidinggevenden kunnen leiden tot werkgerelateerd verzuim. Uit onderzoek blijkt dat gemiddeld een kwart van het ziekteverzuim werkgerelateerd is. Driekwart van het ziekteverzuim heeft dus geen verband met het werk. Als er een ziekteverzuim van 4% is in een bedrijf dan is waarschijnlijk slechts 1% van dat verzuim veroorzaakt door het werk. Overigens zijn deze cijfers verkregen door anonieme onderzoeken door het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) en niet door de eigen werknemers te vragen wat hun klacht is. Dat mag namelijk niet. Werkgevers of leidinggevenden, maar ook collega’s uit het zelfsturend team, mogen bij de ziektemelding niet vragen wat er scheelt. Sinds 2016 mag er door het bedrijf ook niet meer gevraagd worden wat de medewerker eventueel nog wel kan. Alle gegevens die met de ziekte te maken hebben, mogen alleen gevraagd worden door de bedrijfsarts.

Meldingsfrequentie

Naast het percentage van het verzuim is ook aantal meldingen en de duur van een melding belangrijk. In vaktermen heet dat de meldingsfrequentie:

Toelichting:

  • Kort en zelden: er komen weinig ziektemeldingen binnen en de verzuimduur is kort.
  • Lang en zelden: er komen weinig ziektemeldingen binnen maar de verzuimduur is lang.
  • Kort en vaak: er komen veel meldingen binnen en de verzuimduur is telkens kort.
  • Lang en vaak: er komen veel meldingen binnen en het verzuim is vervolgens langdurig.

Bij langdurig ziekteverzuim is er vanzelfsprekend iets ernstigs aan de hand. Dit kan zowel fysiek als mentaal zijn. Sommige combinaties vragen om extra aandacht. Bijvoorbeeld de combinatie van kort-vaak is een alarmerende combinatie. Het kan zijn dat medewerkers zich vaak korte tijd ziek melden om bij te komen om daarna weer aan het werk te gaan. Dit ritme kan duiden op een te hoge werkdruk. Mensen werken tot ze niet meer kunnen, gaan naar huis om weer een beetje op adem te komen en gaan weer aan de slag. Dit patroon kan een voorbode zijn van uitputting en aanloop naar een burn-out. Helaas dient dit patroon zich steeds vaker aan.

Loondoorbetaling bij ziekte

Verzuim door ziekte is voor werkgevers een belangrijk aandachtspunt onder andere omdat de werkgever de loonkosten zelf moet betalen. Als een werknemer niet kan werken vanwege zijn of haar ziekte moet deze immers wel inkomen ontvangen. In vaktermen heet dat loondoorbetaling bij ziekte. De werkgever moet een zieke werknemer het loon twee jaar doorbetalen. Dat is meestal in het eerste jaar 100% en in het tweede jaar 70% van het loon. In veel CAO’s is afgesproken dat de werkgever ook in het tweede jaar 100% loon doorbetaalt. Als een werknemer na 2 jaar nog ziek is, gaat de werknemer van rechtswege met ontslag. De arbeidsongeschikte werknemer ontvangt dan een WIA uitkering. Om te voorkomen dat werkgevers vanwege die loondoorbetaling werknemers geen vast contracten zouden aanbieden, geldt de loondoorbetaling ook voor tijdelijke contracten. Zwangerschapsverlof betaalt een werkgever overigens niet zelf. Zwangerschapsverlof wordt betaald door het UWV.

Duurzaam inzetbaar

Omdat slechts een kwart van het ziekteverzuim door werk wordt veroorzaakt, hebben veel werkgevers hun aandacht verlegd naar duurzame inzetbaarheid van de werknemer in de brede zin van het woord. Naast de arbeidsomstandigheden op het werk, richt de werkgever zich steeds meer op de leefstijl van de werknemer. Er vinden campagnes plaats die werknemers manen tot meer bewegen, gezond eten, weinig alcohol drinken en niet roken. Dit zijn namelijk belangrijke factoren die ziekteverzuim kunnen voorkomen. Er is dus de laatste jaren niet minder aandacht voor inzetbaarheid van medewerkers, maar de aandacht is verbreed naar factoren buiten het werk.

Wat kan de OR?

Voor ondernemingsraden is ziekteverzuim een relevant thema. De OR moet volgens de Wet op de Ondernemingsraden en de Arbeidsomstandighedenwet in de gaten houden dat medewerkers niet ziek worden van het werk. Het onderscheid tussen werkgerelateerd en niet werkgerelateerd verzuim laat zich echter niet gemakkelijk aflezen uit de cijfers. Het loont wel de moeite om de cijfers goed te bestuderen en regelmatig te bespreken met de preventiemedewerker, de bedrijfsarts, arbodienst en de bestuurder. Bij hoge percentages, lang verzuim, of een hoge frequentie van meldingen, moet er een bel gaan rinkelen bij de OR. Op zo’n moment is het ook verstandig om naar de Risico Inventarisatie en Evaluatie (RIE) te kijken. De RIE is een onderzoek naar de arbeidsomstandigheden in het bedrijf dat de werkgever regelmatig moet laten doen. De resultaten van het onderzoek worden geëvalueerd. Op basis van die evaluatie worden keuzes gemaakt om zaken te verbeteren. Die keuzes komen te staan in een Plan van Aanpak. De OR doet er verstandig aan om bij alarmerende ziekteverzuimcijfers naar de RIE te kijken. Het gaat er dan om of er in de RIE risico’s zijn opgevallen die een hoger ziekteverzuim zouden kunnen veroorzaken. Belangrijk is of er adequate maatregelen zijn genomen tegen die risico’s. Zo ja, dan mag men verwachten dat er op den duur verbetering optreedt. Zijn de maatregelen niet genomen of zijn ze niet adequaat geweest, dan mag de OR de preventiemedewerker en de verantwoordelijke leidinggevende aansporen om actie te ondernemen. Dit aansporen is geheel in overeenstemming met wat de Arbeidsomstandighedenwet en de Wet op de Ondernemingsraden van de OR verwachten: een actieve en zo nodig aansporende rol om de werkomstandigheden voor medewerkers te verbeteren.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *